Welche Schritte sind vor der Genehmigung einer Rechnung zur Zahlung zu ergreifen?

Es wäre schön, wenn alle geschäftlichen Angelegenheiten vertrauensvoll geführt würden. Verkäufer und Lieferanten würden Rechnungen für die genaue Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden oder für die vereinbarte Projektgebühr einreichen. Leider können durch Versehen oder Missachtung Rechnungen, die Ihren Schreibtisch überqueren, ungenau, doppelt oder sogar betrügerisch sein. Daher müssen Rechnungen sorgfältig geprüft werden, bevor sie genehmigt werden. Durch das Erstellen einer Checkliste für die Rechnungsfreigabe können Sie Ihr Unternehmen vor Zahlungsfehlern und Versäumnissen schützen.

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Überprüfen Sie die Beschreibung der durchgeführten Arbeit, um sicherzustellen, dass sie den abgeschlossenen Vorgang widerspiegelt. Einige Anbieter können Ihnen Rechnungen für noch nicht abgeschlossene Arbeiten in Rechnung stellen. Noch schlimmer ist, dass Sie auf einer Rechnung Arbeiten finden, für die eine andere Rechnung bezahlt wurde.

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Erkundigen Sie sich beim Projektleiter oder Abteilungsleiter, ob die Arbeiten zufriedenstellend abgeschlossen wurden. Wenn ein Verkäufer eine Abtretung verpfuscht hat, empfiehlt es sich, die Zahlung zurückzuhalten, bis die Arbeit auf den Standard gebracht wurde.

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Sehen Sie sich die Datumsangaben an, die in Positionen auf der Rechnung erscheinen. Überprüfen Sie diese Daten mit den Daten früherer Rechnungen, um zu verhindern, dass dieselbe Arbeit zweimal in Rechnung gestellt wird.

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Überprüfen Sie den Namen, die Adresse und die Steuer-ID-Nummer des Verkäufers, um sicherzustellen, dass er den Unterlagen Ihres Auftragnehmers entspricht. Wenn eine der Informationen nicht übereinstimmt, wenden Sie sich an den Verkäufer, um eine Erklärung zu erhalten. Jede Änderung des Anbieternamens oder der Adresse ist von entscheidender Bedeutung. Eine nicht erkennbare Steuer-ID-Nummer kann ein Tippfehler sein oder eine Änderung der Eigentumsverhältnisse des Verkäufers widerspiegeln. Es besteht jedoch immer die Möglichkeit, dass der Verkäufer an finanziellen Phänomenen beteiligt ist. Es liegt zwar nicht in Ihrer Verantwortung, in einem solchen Fall Maßnahmen zu ergreifen, es ist jedoch am besten, vorher gewarnt zu werden.