Was soll in einem Geschäftsbrief als letztes erscheinen?

Den Geschäftsbrief nur mit dem letzten Absatz zu beenden, ist nie eine gute Idee. Ansonsten gelten für das Ende jeder Art von Geschäftsbrief wenige Regeln. Geschäftsbriefe dienen verschiedenen Zwecken, so dass ein Kleinunternehmer aus vielen Formaten wählen kann. Was als letztes in einem Geschäftsbrief kommt, hängt auch davon ab, wie der Brief verschickt wird, wie gut Sie den Empfänger kennen und was Sie sonst noch mit dem Brief verschicken.

Ihre Titel- und Kontaktinformationen

Die meisten Leute denken, dass das letzte Element in einem Geschäftsbrief immer Ihr Name sein sollte. Dies ist jedoch nicht immer der Fall. Oft sollten Sie Ihren Geschäftsbrief mit Ihrer Unterschrift, Ihrem aufgedruckten Namen und anschließend mit Titel und Kontaktinformationen beenden. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Empfänger die Rolle der Kontaktperson kennt und weiß, wie er auf den Brief reagieren soll, wenn der Umschlag verloren geht oder auf andere Weise adressiert wird. Wenn John beispielsweise einen Brief erhält, in dem er aufgefordert wird, auf einer Fotokonferenz zu sprechen, ist es für John wichtig zu wissen, dass der Brief vom Konferenzleiter gesendet wurde, der die Autorität hat, diese Entscheidungen zu treffen. Welche Kontaktinformationen Sie angeben, hängt davon ab, wie der Brief gesendet wird und wie der Empfänger antworten soll. Wenn Sie eine E-Mail senden, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse nach Ihrem Namen an. Wenn Sie einen Papierbrief senden, geben Sie Ihre physische Adresse an. Es ist auch zulässig, eine Telefonnummer anzugeben.

Dein Name

Obwohl Sie Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen am Ende der meisten Geschäftsbriefe angeben sollten, ist es in einigen Fällen in Ordnung, den Buchstaben einfach mit Ihrem Namen zu beenden. Wenn Sie die Person, an die Sie schreiben, gut kennen, oder wenn Sie häufig mit ihm interagieren, ist es wahrscheinlich, dass er Ihren Titel kennt und weiß, wie er mit Ihnen in Kontakt treten kann, so dass Sie diese Elemente nicht hinzufügen müssen. Geben Sie Ihren Titel auch nicht in Fällen an, in denen Sie nicht als Titel schreiben. Mit anderen Worten, es ist nicht erforderlich, Ihren Berufstitel in einem Beschwerdebrief an Ihr persönliches Elektrizitätsunternehmen anzugeben.

Ihre Unterschrift

Da Sie viele informelle Notizen durch Unterzeichnung beenden können, denken Sie möglicherweise auch, dass Ihre Unterschrift eine gute Möglichkeit ist, Ihren Geschäftsbrief zu beenden. Sie sollten zwar Ihren Geschäftsbrief mit Ihrer Unterschrift versehen, er sollte jedoch nicht der letzte sein. Ihr gedruckter Name sollte immer der letzte sein, um Ihren Brief professioneller aussehen zu lassen und Ihrem Empfänger beim Lesen zu helfen, von wem er stammt. In einigen Fällen möchten Sie jedoch Ihre Signatur nicht verwenden, z. B. wenn ein Brief per E-Mail oder das Online-Kommunikationsformular eines Unternehmens gesendet wird. Darüber hinaus müssen weniger formale Geschäftsbriefe, wie beispielsweise Zwischenmitteilungen, die in den Briefkästen Ihrer Mitarbeiter abgelegt werden, nicht immer unterschrieben werden.

Hinweis auf Diktat, Anlage oder Kopien

Wenn Sie Ihren Brief an eine Sekretärin oder Schreibkraft diktiert haben, wenn Sie dem Brief Dokumente hinzufügen oder andere Empfänger kopiert haben, geben Sie dies als das letzte Element Ihres Geschäftsbriefs an. Wenn es sich bei dem Brief um ein Diktat handelt, sollten Sie und die Sekretärin es vorgeben, so die Colorado State University. Die Person, die den Brief geschrieben hat, sollte ihre Initialen in Großbuchstaben schreiben, während die Person, die den Brief geschrieben hat, in Kleinbuchstaben schreiben sollte. Verwenden Sie einen Doppelpunkt oder einen umgekehrten Schrägstrich, um sie voneinander zu trennen. Wenn Sie andere Elemente hinzugefügt haben, schreiben Sie das Wort "Enclosure" oder "Enclosures" oder verwenden Sie die folgende Abkürzung: "Enc.". Platzieren Sie als Nächstes einen Doppelpunkt und benennen Sie die Enclosures oder geben Sie die Anzahl der Enclosures in Klammern an. Wenn Sie Kopien des Briefs an andere Empfänger senden, geben Sie schließlich "cc:" und deren Namen durch Kommas getrennt als letzten Punkt Ihres Geschäftsbriefs ein.