Was ist der Zweck eines Hauptbuchs und einer Journalbuchung in einem Buchhaltungssystem?

Im Allgemeinen ist ein betriebswirtschaftliches Buchhaltungssystem so konzipiert, dass es nachverfolgt, woher das Geld kommt und wohin es geht. Normalerweise führen Unternehmen sowohl Buchhaltung als auch Buchhaltung zu Buchhaltungszwecken. Der Zweck des Ledgers besteht darin, allgemeine Trends und allgemeine Verschiebungen der Fonds zu verfolgen, während die Bedeutung der allgemeinen Zeitschrift für die Buchhaltung darin besteht, die einzelnen Ereignisse zu verfolgen. In vielen modernen Unternehmen sind sowohl das Journal als auch das Ledger tatsächlich digitale Dateien und keine physischen Bücher.

Spitze

  • Das Journal speichert Aufzeichnungen von Transaktionen, sobald sie stattfinden, und das Kontenbuch erfasst im Lauf der Zeit die gesamten Änderungen in den Geschäftskonten.

Protokollieren von Transaktionen in Ihren Büchern

Das Geld, das Ihr Unternehmen erhält, erscheint nicht aus der Luft; es kommt von einer Aktion, die Sie unternommen haben. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelhandelsunternehmen betreiben, bezahlen Ihre Kunden Sie für die Waren, die Sie verkaufen. Wenn Sie Computer reparieren, decken die Zahlungen die von Ihnen erbrachten Leistungen ab. Das gleiche Prinzip gilt für das ausbezahlte Geld, z. B. wenn Sie einen Gehaltsscheck ausstellen, Inventar kaufen oder Ihre Telefonrechnung bezahlen.

Grundsätze der doppelten Buchführung

Jede Transaktion betrifft mindestens zwei Konten. Der erste bezieht sich auf den Grund für die Einnahmen oder Ausgaben. Wenn Sie beispielsweise eine Krippe verkaufen, können Sie das Einkommen in einem Konto mit der Bezeichnung Babymöbel aufzeichnen. Wenn Sie dafür bezahlen, dass das Öl in Ihrem Firmenfahrzeug gewechselt wird, können Sie die Kosten in ein Kfz-Wartungskonto eingeben.

Im zweiten Teil des Eintrags müssen Sie die für die Transaktion geltende Zahlungsmethode erläutern. Wenn Sie beispielsweise Ihrem Kunden eine Rechnung für den Kauf der Krippe ausstellen, würde die Gegenbuchung für diese Transaktion die Forderung sein. Wenn Sie einen Firmenscheck schreiben, um den Ölwechsel zu bezahlen, würde die Verrechnung auf Ihr Geldkonto erfolgen.

Zweck der Zeitschrift

Die Begriffe "Tagebuch" und "Tagebuch" beziehen sich auf eine Aufzeichnung von Ereignissen, die regelmäßig geführt wird. In Bezug auf die Buchhaltung ist ein Journal eine Aufzeichnung der Transaktionen, die bei ihrem Auftreten aufgelistet werden, und zeigt die von der Transaktion betroffenen Konten an. Beispielsweise enthält Ihr Journal für Montag Einträge für den Verkauf von Widget A, Gadget B und Widget C.

Das Journal kann Ihnen sagen, wie hoch Ihr Gesamtumsatz für Montag war, was praktisch ist, wenn Sie den Montagverkauf mit dem Mittwochverkauf vergleichen möchten. Wenn Sie jedoch wissen möchten, wie viel Ihres monatlichen Einkommens aus den Umsätzen von Widget C stammt, müssen Sie jeden Verkauf dieses Artikels in Ihrem Journal lokalisieren und zusammenrechnen.

Grundlagen des Rechnungswesens

Für die monatliche Berichterstattung verlassen sich die Unternehmen auf Ledger. Der Zweck des Ledgers besteht darin, die im Journal vorgenommenen Einträge zu übernehmen und alle Transaktionen zu protokollieren, die sich auf ein bestimmtes Konto auswirken. Sie zeigt Ihren gesamten monatlichen Umsatz von Widget A, Ihre gesamten Personalabrechnungskosten oder Ihre gesamten Portokosten in diesem Monat.

Bestimmte Details gehen jedoch verloren. Das Konto zeigt Ihnen das Gegenkonto nicht an. Obwohl Sie beispielsweise Ihre monatlichen Umsätze für Widget A anzeigen, wissen Sie nicht, ob ein bestimmter Kunde bar bezahlt oder den Kauf in Rechnung gestellt hat. Um diese Informationen zu finden, müssen Sie sich auf das Journal beziehen.

Ursprünglicher Eintrag Vs. Final Entry

Ein Journal ist die ursprüngliche Quelle der Informationen in Ihren Finanzberichten. Es wird manchmal als das Buch des ursprünglichen Eintrags bezeichnet. Nachdem Buchungen in das Journal gebucht wurden, überträgt Ihr Buchhaltungssystem die Informationen an das Ledger, das dann zur Erstellung Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanzen verwendet wird. Das Hauptbuch wird als Buch der endgültigen Buchung bezeichnet.

Wenn das Journal falsch oder unvollständig ist, ist es auch das Ledger, da es die ursprünglich aus dem Journal gezogenen Daten widerspiegelt.