Was ist ein Bestellanforderungsformular?

Kleine Unternehmen starten oft mit einem knappen Budget. Dies macht die Kostenkontrolle für die langfristige Gesundheit des Unternehmens unabdingbar. Eine Möglichkeit, Kosten zu senken und verantwortungsbewusste Ausgaben zu fördern, besteht darin, einen internen Anforderungsprozess für alle Neukäufe zu entwickeln.

Bestellanforderungsformular

Ein Bestellanforderungsformular ist ein internes Dokument, mit dem Mitarbeiter den Kauf eines bestimmten Artikels anfordern. Der Mitarbeiter beschreibt das Produkt und warum es benötigt wird. Dieses Formular wird dann zur Überprüfung und Genehmigung an andere Personen und Abteilungen innerhalb des Unternehmens gesendet.

Der Anforderungsprozess

Der Anforderungsprozess ist ein interner Prozess und variiert je nach Unternehmen. Ein typischer Bestellanforderungsprozess kann jedoch wie folgt funktionieren:

  1. Ein Mitarbeiter benötigt einen neuen Laptop und erhält ein Anforderungsformular. Sie beschreibt den gewünschten Laptop und erklärt gegebenenfalls, warum sie ihn benötigt. Sie bittet dann ihren Abteilungsleiter, das Anforderungsformular zu unterschreiben.

  2. Nachdem der Supervisor das Formular unterschrieben hat, kann es an die IT-Abteilung weitergeleitet werden, sodass die Spezialisten der Abteilung sicherstellen können, dass der Computer mit den Systemen des Unternehmens kompatibel ist und die Datensicherheitsstandards erfüllt.

  3. Nach der IT-Freigabe geht die Anforderung an die Einkaufsabteilung. Die Mitarbeiter der Abteilung beziehen den Computer von mehreren Einzelhändlern und kaufen sie bei dem Einzelhändler, der den besten Preis bietet. Der Einkauf erteilt dem Lieferanten eine Bestellung.

Vorteile eines Anforderungsprozesses

Ein Anforderungsprozess bietet sogar für kleine Unternehmen mehrere Vorteile:

  • Transparenz: Der Anforderungsprozess erfordert, dass Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten einen Kauf begründen müssen. Durch das einfache Aufschreiben, warum ein bestimmtes Produkt benötigt wird, können unnötige Einkäufe reduziert werden. Es kann auch den Aufwand für teure Artikel minimieren, wenn ein weniger teures Produkt die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

  • Funktionalität und Kompatibilität: Einige Produkte, insbesondere Softwareelektronik, sind möglicherweise mit den aktuellen Geräten und Systemen des Unternehmens nicht kompatibel. Durch die Verpflichtung der Leiter anderer relevanter Abteilungen, sich für einen Kauf abzumelden, verringert oder eliminiert ein Unternehmen die Notwendigkeit, ein Produkt zurückzugeben, wenn festgestellt wird, dass es für das Unternehmen nicht geeignet ist.

  • Das beste Angebot erzielen: Einkaufsabteilungen oder Einkäufer können Beziehungen zu Lieferanten aufbauen und bevorzugte Preise für viele Produkte sichern.

Weitere Überlegungen zum Anforderungsprozess

Einige Unternehmen benötigen keine Anforderungsformulare für alle Einkäufe. Beispielsweise kann ein Unternehmen entscheiden, dass Einkäufe für Artikel, die weniger als 100 US-Dollar kosten und keine Software, Computer oder Peripheriegeräte sind, direkt von einem Abteilungsleiter genehmigt und bestellt werden können. Ein Anforderungsprozess kann für ein sehr kleines Unternehmen mit nur einem oder zwei Mitarbeitern ein Overkill sein. Mit dem Wachstum des Unternehmens ist es jedoch immer eine gute Idee, die Einkaufsprozesse zu überprüfen und neue Prozesse zu implementieren.