Was kann ich tun, wenn ein Unterauftragnehmer keine US-Bundesidentifikationsnummer übermittelt?

Steuerrichtlinien schreiben vor, dass Unternehmen den Betrag, der während des Jahres an Subunternehmer gezahlt wurde, in der jährlichen Steuererklärung angeben. Um den bezahlten Betrag zu melden, übermittelt das Unternehmen die bezahlte Summe zusammen mit der Bundes-ID-Nummer des Unterauftragnehmers. In den meisten Fällen stellt ein Unterauftragnehmer diese Informationen vor der Durchführung der Arbeit bereit. Manchmal kann es jedoch vorkommen, dass ein Unterauftragnehmer diese Nummer nicht an ein Unternehmen übermittelt. In diesem Fall kann ein Unternehmen auf andere Weise zurückgreifen, um die richtige ID-Nummer für die Steuererklärung für das Jahresende zu erhalten.

Formular 1099-MISC

Unternehmen, die für Dienstleistungen von Personen zahlen, die keine Mitarbeiter sind, melden diese Zahlungen auf einem 1099-MISC-Formular. Dieses Formular gilt für Zahlungen von mehr als 600 USD, die an Drittanbieter gezahlt werden. Zahlungen für Inventar, Versandkosten, Kommunikation und Lagerung fallen nicht unter die IRS-Anforderungen für dieses Formular. Darüber hinaus sind Zahlungen an eine Kapitalgesellschaft oder eine steuerbefreite Einrichtung von dieser Anforderung befreit. Die Frist, um dieses Formular auszufüllen und an den Subunternehmer zu senden, ist der 31. Januar für das vorangegangene Steuerjahr. Einige Beispiele für Dienstleistungen, die auf dem 1099-MISC-Formular angegeben sind, umfassen Anwaltsgebühren, Buchhaltergebühren und Gebühren für Landschaftsgärtner. Eine Kopie des Formulars muss ebenfalls vor dem 28. Februar an die IRS gesendet werden.

Beziehen der Federal ID-Nummer

Vor der Beauftragung von Dienstleistungen eines Unterauftragnehmers erhält ein Unternehmen die Bundes-ID-Nummer, indem es ein W-9-Formular anfordert. Das W-9-Formular listet einen Unternehmensnamen sowie den Namen und die Adresse des DBA ("business as as") auf. Es gibt auch einen Ort, an dem der Subunternehmer seine Bundesidentifikationsnummer angeben kann. Diese Nummer kann eine Sozialversicherungsnummer oder eine Arbeitgeberidentifikationsnummer sein. Wenn ein Subunternehmer Angestellte bezahlt, hat sie wahrscheinlich eine EIN-Nummer. Die Anfrage für ein W-9 kann entweder eine formelle schriftliche Anfrage oder eine mündliche Anfrage sein. Eine gute Geschäftspraxis besteht darin, den W-9 vor der Auftragsvergabe anzufordern, obwohl Fälle auftreten können, die dies schwierig machen.

Optionen

Um die Einhaltung der IRS-Richtlinien aufrechtzuerhalten, muss ein Unternehmen einen Subunternehmer nach seiner Identifikationsnummer fragen, wenn er diese zunächst nicht erhält. Die Anfrage muss vor Jahresende erfolgen. Wenn der Subunternehmer die Anforderung ignoriert, muss das Unternehmen mit dem Zurückhalten der Zahlungen beginnen. Wenn die ID-Nummer zum Zeitpunkt der Einreichung für das 1099-Formular noch fehlt, lässt das Unternehmen das Feld leer, übergibt den Bericht jedoch weiterhin an die IRS. Das IRS sendet eine Benachrichtigung, dass die Nummer fehlt. Gemäß den IRS-Richtlinien muss diese Mitteilung zusammen mit einer Sicherungsbestätigung und einem W-9-Formular an den Subunternehmer gesendet werden. Hierdurch wird der Subunternehmer informiert, dass er bis zur Übergabe seiner Identifikationsnummer von seiner Einbehaltung abhängig ist.

Andere Ressourcen

Die Verantwortung für die Nachverfolgung von Benachrichtigungen, die an den Subunternehmer gesendet werden, bleibt dem Unternehmen überlassen. Daher ist es wichtig, Aufzeichnungen mit den Terminen der Anfragen zu führen. Es ist auch wichtig, sofort nach Erhalt der Mitteilung des IRS über die fehlende Identifikationsnummer mit der Zurückhaltung zu beginnen. Wenn Sie den Subunternehmer nicht mehr verwenden, verlangt der IRS, dass Sie drei Jahre lang nach Erhalt der ersten Benachrichtigung über die fehlende ID-Nummer eine Anforderung für die Identifikationsnummer anfordern. Eine andere Möglichkeit, eine Bundes-ID-Nummer zu erhalten, ist die Online-Suche. Online-Unternehmen erheben eine geringe Gebühr für die Angabe von Bundes-ID-Nummern für bestehende Unternehmen.