Welche Schritte sind zur Planung einer Debitorenbuchhaltung durchzuführen?

Externe Prüfer verbringen viel Zeit mit der Prüfung von Forderungen, da dies ein hohes Risiko für Betrug und Fehler darstellt. Viele Fälle von Betrug bei Rechnungsabschlüsse treten auf, weil das Management die Einnahmen aus Forderungen aus Lieferungen und Leistungen absichtlich überschätzt. Unternehmen können sich auf eine Forderungsprüfung vorbereiten, indem sie sicherstellen, dass das Risiko für falsche Angaben niedrig ist, die internen Kontrollen streng sind und die richtigen Richtlinien gelten. Je besser das Unternehmen vorbereitet ist, desto weniger Zeit und Geld wird es für die externe Prüfung aufwenden.

Risikoabschätzung

Unternehmen sollten die mit ihrem Unternehmen und ihrem Umfeld verbundenen Risiken der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen berücksichtigen. Ein niedrigeres Risiko bedeutet, dass externe Prüfer weniger Zeit damit verbringen, Transaktionen zu testen. Manager sollten die Vergütungsrichtlinien bei der Bewertung der Forderungen aus Forderungsbeständen prüfen. Mitarbeiter neigen eher dazu, Finanzinformationen falsch einzugeben, wenn das Unternehmen unrealistischen Verkaufszielen einen übermäßigen Stellenwert und Bonuspotenzial einräumt. Es ist auch hilfreich, die Nachweise der Mitarbeiter zu ermitteln, die für die Ermittlung der Umsatzrealisierung verantwortlich sind. Wenn die Mitarbeiter nicht über einen soliden Hintergrund in der Buchhaltung verfügen und keine Fortbildung erhalten, sind sie möglicherweise nicht auf dem neuesten Stand bezüglich der aktuellsten allgemein anerkannten Bilanzierungsrichtlinien für die Umsatzrealisierung.

Interne Kontrollen

Selbst wenn das Unternehmen ein gewisses Risiko hat, dass Forderungen falsch angegeben werden, sollten starke interne Kontrollen Fehler auffangen. Starke interne Kontrollen bedeuten auch, dass die Prüfer weniger Transaktionen testen müssen, um verlässliche Finanzinformationen zu gewährleisten. Eine wichtige Kontrollaktivität für Forderungen ist die Festlegung von Kreditlimiten für Kunden. Wenn das Unternehmen nicht kontrolliert, wie viel Guthaben es jedem Kunden gibt, kann es Forderungen aufbringen, die der Kunde niemals bezahlen wird. In diesem Fall werden die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen höchstwahrscheinlich überzeichnet und die Prüfer müssen mehr Transaktionen testen, um den tatsächlichen Saldo zu ermitteln.

Aktuelle Kundenkontaktinformationen

Prüfer bestätigen in der Regel die Richtigkeit der Forderungen bei den jeweiligen Kunden. Bei der Bestätigung von Forderungen listet der externe Prüfer die Details des geschuldeten Betrags auf und fragt den Kunden, ob eine der Informationen korrekt ist. Wenn der Prüfer keine Antwort erhält, bedeutet dies, dass er andere Ressourcen zum Testen der Forderung finden wird, was eine höhere Rechnung für Sie bedeutet. Unternehmen erhöhen ihre Chance auf ein schnelles und erfolgreiches Audit, indem sie Kontaktinformationen abrufen und auf dem neuesten Stand halten. Die Manager sollten die Debitorenbuchhalter anweisen, für jeden Kunden einen aktuellen Kontaktnamen sowie eine Adresse und eine Telefonnummer anzugeben.

Begründen Sie die Schätzungen des Managements

Externe Prüfer prüfen alle Einschätzungen des Managements im Debitorenprozess. Die zwei wichtigsten Schätzungen der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind Umsatzschätzungen und Wertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen. Ein Unternehmen kann den Umsatz schätzen, wenn es die Percentage-of-Completion-Methode verwendet. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie detaillierte Verträge vorlegen, die alle Einnahmen des Unternehmens rechtfertigen. Unternehmen können ihre Berücksichtigung zweifelhafter Konten begründen, indem sie Alterungsberichte und Sammelquoten aus den Vorjahren erstellen.