Was sind die Gründe für Kostenüberschreitungen im Projektmanagement?

Sie können diesen elektrischen Strom nicht sehen, aber Sie werden es fühlen. Ihre Mitarbeiter werden es auch sehen - Sie werden es sofort sehen, wenn Sie ankündigen, dass Ihr kleines Unternehmen bereit ist, ein neues Projekt zu beginnen. Egal, ob es sich um ein Umbauprojekt, eine Website-Überholung, eine neue Werbekampagne oder eine Reihe von Initiativen handelt, über die Sie nachgedacht haben. Es gibt nichts Besseres als die Möglichkeit, dass ein Projekt ein Geschäft mit Spannung und Vorfreude beleben muss.

Während sich Ihr „öffentliches Gesicht“ auf die positiven Aspekte konzentriert, können Sie nicht anders, als private Sorgen zu beherbergen. Nach dem, was Sie von anderen Kleinunternehmern gehört haben, wird ein Projektleiter Ihre Bemühungen direkt überwachen und wird im Wesentlichen zu Ihrem Vorgesetzten. Als Geschäftsinhaber beaufsichtigen Sie das Projekt und behalten den Fortschritt des Projekts im Auge. Wie können Sie also die Vorsichtshinweise beachten, die Sie von Kostenüberschreitungen gehört haben - ohne einen anderen Schock zu spüren? Durch das Lernen der Top-10-Gründe, warum für Projekte Kostenüberschreitungen entstehen, und wie Sie sich dagegen schützen können, bevor sie außer Kontrolle geraten.

Grund 1: ungeplante Kosten

Zwischen dem Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung und dem Abschluss des Vertrags können so viele Dinge passieren. Sie alle können Einfluss auf die Materialkosten, die Ausrüstungsgegenstände sowie die Arbeits- und Gemeinkosten wie Verwaltungs-, Finanz- und Rechtskosten haben. Ungeplante Kosten - ob unerwartet oder übersehen - können jedes Projekt gefährden.

Schützen Sie sich vor diesen Kostenüberschreitungen, indem Sie Reserven bilden und regelmäßig Material- und Lieferantenverträge auf Kaufverhalten überprüfen, die Angebot und Nachfrage und damit die Kosten beeinflussen. Erfolgreiche Projektmanager erstellen nicht nur Projektbudgets und Ausgabenaussichten; Sie überprüfen sie auch ständig, sagt 4 Cast Plus, eine Projektmanagementgesellschaft. Dies gilt für „jede projektbasierte Industrie, unabhängig davon, ob Sie sich im Baugewerbe, in der IT-Branche oder im professionellen Bereich befinden“, erklärt das Unternehmen.

Grund Nr. 2: Eine Kommunikationspanne

Dies kann bei zwei Personen geschehen, die an einem Projekt beteiligt sind, aber die Missverständnisse, die Sie letztendlich Geld kosten könnten, treten höchstwahrscheinlich zwischen dem Projektmanager und einem anderen Mitarbeiter in einer Schlüsselrolle auf. Sie können möglicherweise nicht für jede Besprechung im selben Raum sein oder bei jedem Telefonat mithören, aber Sie können sich auch auf andere Weise in der Pipeline befinden, sodass Sie sich vor einer der Hauptursachen für Kosteneskalation im Projektmanagement schützen können.

Schützen Sie sich vor diesen Kostenüberschreitungen, indem Sie den Projektplan Ihres Projektleiters jederzeit in der Nähe übersichtlich, organisiert und detailliert planen. Bestehen Sie darauf, dass andere Projektbeteiligte dasselbe tun. Sie sollten "ihre Teile" auswendig lernen und sich mindestens einmal wöchentlich treffen, um den Status des Projekts zu überprüfen. Der Projektleiter sollte proaktiv sein, alle Änderungen des Plans unverzüglich mitteilen und potenzielle Probleme am Horizont „auf den Kopf stellen“. Missverständnisse treten viel seltener auf, wenn sich alle in „höchster Alarmbereitschaft“ befinden.

Grund Nr. 3: Änderungen im Projektumfang

Es ist ein seltenes Projekt, das mit der Zeit immer kleiner wird. Ein Projekt wächst fast immer und mit diesem Wachstum auch die Kosten. Viele Menschen verteidigen „Scope Creep“ und sagen, dass dies zu erwarten sei, da ein Projekt Gestalt annimmt. Bekämpfe es nicht; Umarmung, sagen sie. Theoretisch stimmen Sie vielleicht zu, aber wie sieht es mit dem wachsenden Endergebnis aus?

Schützen Sie sich vor diesen Kostenüberschreitungen auf die einzig mögliche Weise: Durch strenge Regeln, wie viel Änderungen Sie akzeptieren werden und bis zu welchem ​​Datum - und dann an Ihrer Entscheidung festhalten.

Grund Nr. 4: Unterschätzung der Schwierigkeit oder Komplexität des Projekts

Es ist wahrscheinlicher, dass dies bei großen, teuren Projekten der Fall ist. Diese Art von versteckten „Überraschungen“, die noch nicht aufgedeckt wurden, wie Bauprojekte, die Aushubarbeiten erfordern. Unterschätzung kann jedoch auch kleinere Projekte beeinträchtigen.

Schützen Sie sich vor diesen Kostenüberschreitungen, indem Sie sicherstellen, dass Sie echte Experten beauftragen, um die erste Überprüfung Ihres Projekts durchzuführen. Natürlich machen auch Experten Fehler, aber diejenigen, die Erfahrung haben, verlassen sich eher auf ihre Erfahrung, da sie „Was wäre, wenn?“ - Szenarien in Betracht ziehen. Als Chef ist es immer von Vorteil, Projekte zu besuchen, die denen Ihres eigenen ähneln - und ausführliche Notizen darüber machen, was richtig lief und was besser hätte laufen können, wenn die Projektleiter damals wüssten, was sie jetzt wissen. Erwägen Sie schließlich, die Projekte in kleinere, überschaubarere Phasen zu unterteilen. Aus psychologischer Sicht kann es für Projektbeteiligte einfacher sein, sich an sie heranzugehen und sie auszuführen. In der Praxis kann dies dazu führen, dass Lücken eher früher als später entstehen.

Grund Nr. 5: Unrealistische Kostenschätzungen

Wie beim Segeln in einem Boot mit einem undichten Boden versiegelt das Setzen eines Segelprojekts bei einem untergebrochenen Projekt das Budget, so dass ein Budgetüberschuss entsteht (es sei denn, an anderen Stellen werden Einschnitte vorgenommen).

Schützen Sie sich vor diesen Kostenüberschreitungen, indem Sie Ihr Projekt von Anfang an in die Hände einer erfahrenen Hand legen und das Gebot mit den Kosten ähnlicher Projekte vergleichen. Bitten Sie dann Ihren Projektleiter, sich zusammenzusetzen und eine umfassende Aufschlüsselung der einzelnen Komponenten des Projekts und der damit verbundenen Kosten zu erstellen. Eine solche Offenlegung kann helfen, auch versehentliche Versäumnisse aufzudecken.

Grund Nr. 6: Unzureichende Finanzierung

Sie sehen das Triumvirat vor Ihren Augen: Ein Projekt, dessen Komplexität unterschätzt wurde, kann zu unrealistischen Kostenschätzungen und dann zu Problemen bei der Finanzierung führen. Und wenn die Finanzierung mitten in einem Projekt versiegt, kann dies zum Stillstand kommen, was beweist, dass Projektmanagement Teil von Kunst und Teil von Wissenschaft ist.

Schützen Sie sich vor diesen Kosten, wenn Sie mit Ihren Kreditgebern ein offenes Gespräch darüber führen, was sie tun können, wenn Sie in Finanzierungsschwierigkeiten geraten. Einen Backup-Plan zu haben - selbst wenn Sie ihn nicht brauchen - ist wahrscheinlich nicht billig, aber er könnte Ihnen die viel höheren Kosten eines gestauten Projekts ersparen.

Grund Nr. 7: Projektverzögerungen

Im Laufe eines Projekts ist zu erwarten, dass es einige Verzögerungen gibt. Alle beweglichen Teile und Personen garantieren praktisch, dass etwas oder jemand nicht wie geplant funktioniert. Aber wie Sie sicher wissen, gibt es einen großen Unterschied zwischen einem isolierten Vorfall und einem sich wiederholenden Problem, das einige der frustrierendsten Ursachen für die Kostensteigerung im Projektmanagement auslösen kann.

Grund Nr. 8: Mangel an Führungserfahrung

Es kann schmerzhaft sein, "Finger zu zeigen", aber manchmal kann nicht geholfen werden. Kleinunternehmer wünschen sich Rechenschaftspflicht und sind dazu berechtigt. Wenn also ein Projekt aufgrund mangelnder Führung des Projektleiters aus den Fugen gerät, kann es schmerzhaft sein, wer dafür verantwortlich ist. Mangelnde Erfahrung im Projektmanagement kann sich auf vielfältige Weise manifestieren: mangelnde Planung, schlechte Kommunikation, Insubordination und versäumte oder nicht erzwungene Fristen.

Schützen Sie sich vor diesen Kosten, indem Sie einen erfahrenen Teamleiter einstellen, der sich durch Kommunikation (mit Ihnen) auszeichnet und regelmäßig Projektaktualisierungen bereitstellt.

Grund Nr. 9: mangelnde Koordination

Etwas anders als ein Mangel an Führung kann ein Mangel an Koordination sicherlich ein Symptom dafür sein. Aber selbst erfahrene Projektleiter können ins Stocken geraten, wenn, wie das Sprichwort sagt, "die rechte Hand nicht weiß, was die linke Hand tut". Mangelnde Koordinierung führt meistens dazu, dass Aufgaben durch die Risse geraten oder Doppelarbeit von Aufgaben, was beides ist Fristen gefährden und quasi Kostenüberschreitungen und Projektverzögerungen garantieren.

Schützen Sie sich vor diesen Kostenüberschreitungen, indem Sie sicherstellen, dass Sie über ein System verfügen, mit dem Sie jederzeit den Status Ihres Projekts sowie die nächste Aufgabe auf der Liste ablesen können. Die Gefahr besteht hier natürlich darin, dass Sie in der Lage sein müssen, einzutreten und Schiedsrichter zu werden. Sie können dies als vorübergehenden Schritt akzeptieren und außerdem: Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie wahrscheinlich sowieso eine Mitmachpersönlichkeit. Es sollte jedoch helfen, sich daran zu erinnern, dass Ihr Projektleiter für die Führung bezahlt wird und er in Ihrem Namen die Kontrolle über das Projekt übernehmen sollte.

Grund Nr. 10: Fehlen eines Notfallplans

Es mag jetzt offensichtlich klingen, aber wie bei vielen Kleinunternehmern können Sie sich weigern, einen Notfallplan zu erstellen - "Plan B" -, wenn Sie damit beschäftigt sind, "Plan A" zu starten und vom Boden abheben. Auf der anderen Seite Ihr Geist ist möglicherweise bereits so programmiert, dass er in Form von Backup-Plänen denkt, für den Fall, dass die Dinge schief laufen. Diese Qualität wird Ihnen bei einem Projekt, das nicht nur ein paar Anpassungen und Überarbeitungen erfordert, sondern auch eine Überholung gut tun.

Schützen Sie sich vor diesen Kosten, indem Sie sich von Anfang an die Zeit nehmen, um einen „Plan B“ zu entwerfen. Ein Notfallplan kann Ihnen helfen, ebenso wie Ihre Einstellung, indem Sie Ihr Projekt wieder auf die Schiene bringen, Kostenüberschreitungen reduzieren - und indem Sie die Ladung des elektrischen Stroms in Ihrem kleinen Unternehmen als positive, tragende Kraft erhalten.