Was sind die Ziele eines Buchhaltungssystems?

Unabhängig davon, ob Ihr Buchhaltungssystem einfach oder komplex ist, muss es bestimmte Ziele erfüllen, damit Ihr Geschäft reibungslos läuft. Es ist schwierig, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, ohne genaue Finanzdaten zu erhalten, mit denen Sie erkennen können, wo Sie sich befinden, wo Sie sich befanden und Trends, die möglicherweise Ihre Richtung bestimmen. Die Ziele eines Rechnungslegungsinformationssystems sollten darin bestehen, Entscheidungsträgern Informationen in einem leicht verständlichen Format bereitzustellen.

Ausgaben und Einkommen verfolgen

Eines der Hauptziele eines Buchhaltungssystems besteht darin, Ihnen zu helfen, die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens zu verfolgen. Durch den Vergleich der beiden Ergebnisse erhalten Sie eine Momentaufnahme der Gewinne oder Verluste des Unternehmens, obwohl oft andere Faktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens verantwortlich sind. Ein Monat mit Verlust ist verständlich, wenn Sie beispielsweise in diesem Monat ein großes Gerät erworben haben. Für die Erstellung von Abschlüssen ist es unerlässlich, zu verfolgen, woher das Geld kommt und wohin es geht. Diese konsolidierten Informationen können dann ausgewertet und für weitere Entscheidungen verwendet werden, z. B. für den Einkauf, die Werbung oder die Notwendigkeit, in einem bestimmten Bereich zurückzufahren.

Präzise Berichterstellung

Genaue Berichte sind entscheidend für Ihre Entscheidungsfähigkeit. Eine der Hauptqualitäten von Rechnungslegungsinformationen ist das Prinzip der getreuen Darstellung, was bedeutet, dass die in den Abschlüssen enthaltenen Informationen wahrheitsgetreu und fehlerfrei sind. Mit genauen Informationen können Sie jeden Aspekt Ihrer Einnahmen und Ausgaben auf einen Blick prüfen und wissen, dass Ihre Daten ein genaues Bild Ihrer aktuellen finanziellen Situation widerspiegeln. Wenn Ihre Gewinn- und Verlustrechnung einen Gewinn ausweist, eine Abteilung jedoch ständig mit einem Verlust arbeitet, ist Ihr Unternehmen nicht auf dem Höhepunkt seiner Effizienz. Ihre Kosten für verkaufte Waren sollten ziemlich konstant sein. Wenn es zu steigen beginnt, müssen Sie dies sofort wissen, damit Sie Ihre Kaufgewohnheiten ändern können. Berichte sind auch wichtig, wenn Sie versuchen, einen neuen Kredit zu erhalten oder eine Geschäftsbeziehung mit einem anderen Unternehmen aufbauen möchten. Finanzberichte, die auf der Grundlage solider Rechnungslegungspraktiken erstellt wurden, ermöglichen es externen Unternehmen, den finanziellen Zustand Ihres Unternehmens sicher zu beurteilen.

Optimieren Sie den Office-Arbeitsablauf

Ihr Buchhaltungssystem sollte Ihnen dabei helfen, den Arbeitsfluss in Ihrem Büro zu verbessern, indem Sie einen zentralen Ort für Finanzinformationen und -formulare erstellen. Wenn alle Mitarbeiter dasselbe System verwenden, haben Sie sofort Zugriff auf ausstehende Bestellungen, Rechnungen, Spesenabrechnungen und Arbeitszeitnachweise. Dies hilft Ihnen, nicht nur den aktuellen Status Ihrer Finanzen zu sehen, sondern auch, was in naher Zukunft zu erwarten ist. Sie erhalten eine Momentaufnahme des erwarteten Geldes, wann es erwartet wird, und das Geld, das wahrscheinlich im selben Zeitraum ausgeht. Es zentralisiert Ihre Abrechnungsfunktionen, sodass alle Transaktionen im selben System gespeichert werden, wodurch ein effizienterer Arbeitsablauf in Ihrem Büro möglich ist. Ihre Mitarbeiter müssen nicht die aktuellste Version des Spesenberichts ermitteln. Es ist beispielsweise immer über das System verfügbar.

Steuerbelege pflegen

Ein weiteres Ziel eines Buchhaltungsinformationssystems ist die Notwendigkeit, die Geschäftsunterlagen Ihres Unternehmens zu Steuerzwecken regelmäßig und ordnungsgemäß zu führen. Sie müssen die steuerlichen Verpflichtungen Ihres Unternehmens sowie die von Ihnen für die staatlichen Programme Ihrer Angestellten (z. B. Sozialversicherung) gezahlten Beträge verfolgen, um diese Informationen in den W-2-Formularen genau zu melden. Wenn Sie alle Ihre Finanzinformationen an einem Ort aufbewahren, wird der Steuerprozess vereinfacht, da Sie die Berichte erstellen können, die Sie Ihrem Steuerberater auf Anforderung zur Verfügung stellen müssen. Dazu gehören W-2-Informationen, Umsatz- und Ertragsinformationen sowie geschäftsbezogene Aufwendungen und Abschreibungen auf Ihre Vermögenswerte. Bei einigen Buchhaltungssystemen können Sie Belege einscannen, um sie bei Prüfung an Spesenabrechnungen oder Einkäufe anzuhängen. Alle Systeme sollten jedoch in der Lage sein, die für die Steuererhebung erforderlichen Informationen zu ermitteln.