Wissenswertes zum Erstellen einer benutzerdefinierten Voicemail-Begrüßung für ein Unternehmen

Obwohl immer mehr Unternehmen auf E-Mail und Instant Messaging als Kontaktmethode setzen, spielt das Telefon in der geschäftlichen Kommunikation weiterhin eine wichtige Rolle. Wenn Sie das Telefon nicht persönlich beantworten können, fungiert das Voicemail-System Ihres Unternehmens als Ersatz. Es ist äußerst wichtig, eine benutzerdefinierte Ansage zu erstellen, die einen professionellen und höflichen ersten Eindruck Ihres Unternehmens vermittelt.

Bedeutung

Wenn ein potenzieller oder bestehender Kunde Ihr Unternehmen anruft, kann nichts frustrierender sein als ein unbeantwortetes Telefon. Noch schlimmer ist eine Voicemail-Begrüßung, die gleichgültig ist, schwer zu verstehen ist oder keinen zuvorkommenden und einladenden Tonfall aufweist. Ihre Voicemail-Begrüßung mag im Detail als ein kleines Detail erscheinen, aber wenn sie übersehen wird, kann dies zu Kundenverlust führen. Die perfekte Voicemail-Begrüßung sollte Ihre Marke mit Ihren eingehenden Anrufern verbinden.

Einen Fachmann anheuern

Um Ihrer Marke neue Dimensionen zu verleihen, sollten Sie einen professionellen Voiceover-Künstler beauftragen, um Ihre Ansage für die Voicemail-Ansage aufzuzeichnen. Bei der Arbeit mit einem Skript liest der Erzähler mit perfekter Aussprache und genau der richtigen Wendung und Detailtreue in der Stimme, um Ihre Begrüßung interessanter und dramatischer zu gestalten. Fügen Sie unaufdringliche Hintergrundmusik und professionelle Produktion hinzu, und Ihre Anrufer hören im Wesentlichen einen professionellen Werbespot, wenn sie Ihr Unternehmen anrufen. Ihre Nachricht kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen wie ein größeres Unterfangen klingt, als es tatsächlich ist.

Aufnahmetipps

Natürlich ist das Lesen Ihrer eigenen Nachricht absolut akzeptabel und professionell, solange es nicht die generische Standardbegrüßung "Keiner ist hier, um Ihren Anruf anzunehmen" im Lieferumfang des Systems enthalten ist. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre eigene Nachricht aufzunehmen, beginnen Sie mit einer Anrede und einer Begrüßungsansage, z. B. "Hallo. Vielen Dank, dass Sie APEX Productions angerufen haben." Verwenden Sie den nächsten Satz, um Ihren Anrufer zu Ihrem Firmenverzeichnis zu leiten oder Geschäftszeiten und andere relevante Informationen anzugeben, über die Ihr Kunde anruft. Wenn Sie für einen Moment nicht im Büro sind, informieren Sie den Kunden, wann Sie persönlich erreicht werden können. Sprich langsam und in deinem professionellsten Ton; Geben Sie Ihren Wörtern Betonung und Wendung, damit Ihre Stimme nicht monoton klingt.

Vorschau

Hören Sie Ihre Nachricht mehrmals, bevor Sie sie speichern. Möglicherweise haben Sie gemurmelt, versehentlich wichtige Informationen ausgelassen oder eine ungenaue Nachricht übermittelt. Nachdem Sie die Begrüßung in Ihrem Voicemail-System abgehört haben, rufen Sie Ihre Geschäftsnummer an, als ob Sie ein Kunde zum ersten Mal die Nachricht hören würden. Wenn es sich wie eine Nachricht anhört, die Sie beim Anrufen eines Unternehmens hören möchten, behalten Sie diese. Wenn Sie sich langweilen oder zu schnell sprechen, nehmen Sie die Nachricht erneut auf. Tun Sie es so oft, wie Sie es brauchen, um es richtig zu machen.