Verteilungsregeln für den Jahresbericht

Die Verwalter der meisten privaten, von Arbeitgebern finanzierten Krankenversicherungen und Vorsorgepläne sind gesetzlich verpflichtet, einen zusammenfassenden Jahresbericht an die Teilnehmer zu verteilen. Mit Ausnahme einer Kindertagesstätte, die nicht durch das Employee Retirement Income Security Act geregelt ist, gilt diese Anforderung für kleine Unternehmen, die einen 401 (k) - oder SEP-Pensionsplan oder einen Gewinnbeteiligungsplan anbieten. Compliance ist zwingend, und Strafen für vorsätzliche Nichteinhaltung können eine Geldstrafe von bis zu 100.000 USD, eine Freiheitsstrafe von bis zu 10 Jahren oder beides beinhalten.

Verteilung eines Jahresberichts

Ein zusammenfassender Jahresbericht ist eine verkürzte Version des Form 5500-Berichts, den Planadministratoren für jeden ERISA-Plan bei der Arbeitsverwaltung einreichen müssen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen Pensionsplan (401 (k)), einen Krankenversicherungsplan für Gruppen sowie einen Zahn- und Visionsplan anbietet, muss es für jeden dieser Pläne einen separaten zusammenfassenden Jahresbericht bereitstellen. Darüber hinaus erstreckt sich der Verteilungsbedarf auf aktive Pläne sowie auf Pläne, die im vorangegangenen Kalenderjahr beendet wurden.

Zeitrahmen der Verteilung

Die ERISA-Bestimmungen besagen, dass Planadministratoren einen zusammenfassenden Jahresbericht bis zum letzten Tag des neunten Monats nach Ende des Geschäftsjahres vorlegen müssen, es sei denn, ein Unternehmen beantragt und erhält eine Verlängerung des Internal Revenue Service um zwei Monate. Das heißt, wenn das Geschäftsjahr eines Unternehmens am 31. Oktober endet, muss der Bericht bis zum 31. Juli - oder bis zum 30. September, falls eine Verlängerung gewährt wurde - des Folgejahres verteilt werden.

Verteilungsoptionen

Ein Unternehmen hat die Möglichkeit, einen zusammenfassenden Jahresbericht mit einer Maßnahme zu verteilen, die "angemessen berechnet ist, um den tatsächlichen Erhalt des Materials zu gewährleisten", auch persönlich, per Post oder auf elektronischem Wege. Es gibt jedoch Richtlinien, die befolgt werden müssen, wenn sich das Unternehmen für die elektronische Zustellung entscheidet. Der Planadministrator muss vorab Bescheid geben, der zusammenfassende Jahresbericht wird elektronisch übermittelt und bietet dem Empfänger eine kostenlose Papierversion an. Wenn der zusammenfassende Jahresbericht per E-Mail gesendet wird, muss der Empfänger auf der Baustelle darauf zugreifen und ihn kostenlos ausdrucken können. Darüber hinaus muss der Planadministrator sicherstellen, dass der Empfänger den zusammenfassenden Jahresbericht tatsächlich erhält, z. B. indem er eine Empfangsbestätigung enthält.

Inhaltsvariationen

Der Inhalt eines zusammenfassenden Jahresberichts variiert je nach den Informationen in seinem entsprechenden Formular 5500 Gesundheits- oder Leistungsplan-Jahresbericht. Unabhängig davon hat jedes Dokument jedoch ein bestimmtes Format, dem der zusammenfassende Jahresbericht folgen muss, und enthält spezifische Finanzinformationen. Ein zusammenfassender Jahresbericht für einen Altersvorsorgeplan muss beispielsweise einen grundlegenden Finanzausweis enthalten, der die Planaufwendungen, den Wert des Planvermögens sowie eine versicherungsmathematische Erklärung darüber enthält, ob ausreichend Geld in den Plan eingezahlt wurde, um den Mindestbetrag der Finanzierung zu gewährleisten Finanzierungsstandards von ERISA und einen Abschnitt, der die Rechte eines Teilnehmers auf zusätzliche Informationen beschreibt.