Vorschläge für Business Voicemail-Nachrichten

Eine effektive Voicemail-Nachricht kann eine wichtige Rolle für das Image spielen, das Ihr kleines Unternehmen für die Öffentlichkeit und insbesondere Ihren Kundenstamm projiziert. In vielen Fällen ist diese Voicemail-Begrüßung der erste Kontakt eines potenziellen Kunden mit Ihrem Unternehmen. Wenn die Nachricht keinen positiven Eindruck hinterlässt oder die grundlegenden Informationen übermittelt, die Ihr Anrufer benötigt, um Ihre Produkte oder Dienstleistungen weiter zu verfolgen, kann dies sehr wahrscheinlich der letzte Kontakt sein.

Geben Sie wichtige Informationen an

Obwohl die Voicemail-Nachricht Ihres Unternehmens für eingehende Anrufer kurz und bündig sein sollte, sollte die Antwort auf die grundlegenden Fragen zu den meisten Anrufern gegeben werden. Identifizieren Sie den Namen Ihres Unternehmens, seinen Standort und seine regulären Öffnungszeiten. Microsoft Business schlägt vor, dass Sie keine Zeit mit dem Offensichtlichen verschwenden - dass niemand im Moment in der Lage ist, den Anruf anzunehmen -, da dies für den Anrufer offensichtlich ist, wenn er die Voicemail-Begrüßung erhält. Wenn Sie ein Ein-Mann-Geschäft oder ein kleines Unternehmen mit nur einer Voicemail-Begrüßung sind, halten Sie Ihre Nachricht auf dem neuesten Stand und ändern Sie sie bei Bedarf täglich. Obwohl es nicht notwendig ist, das Offensichtliche anzugeben, kann es für den Anrufer sehr hilfreich sein, anzugeben, wann wahrscheinlich jemand für seinen Anruf zur Verfügung steht. Wenn das Unternehmen wegen Urlaub oder Urlaubszeit geschlossen wird, sollte Ihre Voicemail-Nachricht geändert werden, um diese Informationen zu übernehmen.

Sekundäre Voicemail-Nachrichten

Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Mitarbeiter beschäftigt sind, die für verschiedene Aspekte Ihres Unternehmens verantwortlich sind, sollten Ihre Anrufer bei der ersten automatischen Voicemail-Begrüßung die Möglichkeit haben, Ihre Schlüsselmitarbeiter direkt zu erreichen. Dies erfordert die Schaffung einer sekundären Gruppe von Voicemail-Begrüßungen an den Telefonerweiterungen dieser Mitarbeiter. Diese Nachrichten zeitnah zu halten, ist noch wichtiger als die allgemeine Begrüßung der Voicemail, da die Zeitpläne der einzelnen Mitarbeiter variabler sind als die des gesamten Unternehmens. „Mary Ellen Guffeys Grundlagen der geschäftlichen Kommunikation“ legt nahe, dass diese Begrüßungen den Namen des Angestellten in dieser Nebenstelle, den Verantwortungsbereich und einen Hinweis darauf enthalten, wann ein guter Zeitpunkt für einen erneuten Anruf möglich ist. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Voicemail-Begrüßung den Anrufer auffordert, eine Nachricht zu hinterlassen und - Punkt für Punkt - die Informationen anzugeben, die in der Nachricht des Anrufers enthalten sein sollen.

Machen Sie es leicht zu verstehen

Nehmen Sie sich angesichts der Wichtigkeit Ihrer Voicemail-Begrüßung Zeit, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Antwort erhalten. Bereiten Sie ein genaues Skript vor, was Ihre Nachricht enthalten soll. Zeichnen Sie Ihre Begrüßung in einer Umgebung ohne Hintergrundgeräusche auf und sprechen Sie langsamer als normal, damit Anrufer die Informationen, die Sie übermitteln, besser verstehen und notieren können. Das Handbuch zu den technischen Fertigkeiten des Handelstechnikers weist auch darauf hin, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht keinen „verbalen Müll“ enthält, wie z. B. „hmm“ und „uhhh“, um Ihre Gedanken zu füllen. Geben Sie die Nachricht wieder, identifizieren Sie eventuelle Probleme, und nehmen Sie sie so lange auf, bis Sie sie richtig verstanden haben.

Rufen Sie umgehend Anrufe ab

Ein guter Weg, um potenzielle Kunden zu verlieren, ist das Verschieben von Rückrufen als Antwort auf die Nachrichten, die Anrufer für Ihr Unternehmen hinterlassen. „Mary Ellen Guffeys Grundlagen der geschäftlichen Kommunikation“ empfiehlt, eingehende Voicemail-Nachrichten regelmäßig zu überprüfen und so schnell wie möglich darauf zu reagieren.