Die Struktur und die Kommunikationslinien in einer Organisation

Unterschiedliche Organisationen verwenden unterschiedliche Strukturen, die oft auf der Größe der Organisation basieren oder auf der Tatsache, dass mehrere Unternehmensbereiche autonom arbeiten. Je nachdem, aus welchen Gründen sich ein Unternehmen für eine bestimmte Organisationsstruktur entscheidet, müssen Kommunikationslinien dazu beitragen, nicht nur akkurates Messaging, sondern auch rechtzeitige Reaktionen zu ermöglichen, um verpasste Gelegenheiten oder verspätete Lieferung zu verhindern.

Arten von Organisationsstrukturen

Zwar gibt es verschiedene Organisationsstrukturen, doch kleine Unternehmen verwenden in der Regel eine flache oder hierarchische Struktur, die auf ihrer Größe basiert. Bei einer flachen Struktur können einige wichtige Mitarbeiter direkt mit dem Eigentümer zusammenarbeiten, anstatt über eine vertikale Befehlskette.

Wenn Unternehmen wachsen und Abteilungen und Mitarbeiter hinzufügen, erstellen sie eine Hierarchie mit Direktoren, Managern, Mitarbeitern und Auftragnehmern. Wenn ein kleines Unternehmen über mehrere Standorte oder verschiedene Abteilungen verfügt, weist das Unternehmen möglicherweise jedem Standort einige Funktionen zu, wobei die Unternehmenszentrale eine zentrale administrative Unterstützung bietet. Einige Unternehmen verwenden eine Matrixstruktur, durch die Projektgruppen mit mehreren Abteilungsleitern erstellt werden. Dies erfordert mehr Multitasking und eine sorgfältige Koordination der Kommunikation seitens des Top-Managements.

Kommunikationslinien

Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat, desto mehr Kommunikationswege entstehen, nicht nur hinsichtlich der Methoden, mit denen die Menschen arbeiten, sondern auch, wo und wie Nachrichten gesendet werden. Die Kommunikationslinien können eine Befehlskette umfassen, in der die Mitarbeiter nur mit ihrem direkten Vorgesetzten kommunizieren müssen, anstatt Kommentare oder Anliegen direkt an die Führungskräfte im Organigramm zu bringen. Einer der Nachteile einer strengen Befehlskette besteht darin, dass die Mitarbeiter in ihren Abteilungen "kokonieren" können, was weniger Interaktion mit den Mitarbeitern in anderen Bereichen und den Austausch von Ideen verursacht.

Für andere Kommunikationswege sind möglicherweise bestimmte Messaging-Verfahren erforderlich, z. B. das Senden von Kostenanfragen vor dem Kauf, das Erteilen von Arbeitszeit-Swaps durch einen Manager oder die Anforderung, dass Verkaufsverträge vom Vertriebsmitarbeiter an einen Verkaufsleiter, dann an die Buchhaltungsabteilung und dann an gesendet werden die Produktionsabteilung.

Struktur der Geschäftskommunikation

Unternehmen nutzen bestimmte Kommunikationsmethoden zur Rationalisierung der Berichterstellung, z. B., dass Manager dasselbe Mitarbeiterbewertungsformular verwenden müssen, dass Mitarbeiter dasselbe Kostenerstattungsformular ausfüllen oder dass Urlaubsanträge innerhalb einer bestimmten Frist an direkte Manager übermittelt werden. Diese Art der Kommunikationsstruktur ermöglicht es den Empfängern, Memos, Berichte und Vorschläge zu erhalten, schnell zu den relevanten Informationen zu gelangen und die benötigten Informationen zu finden, da die Informationen jedes Mal auf dieselbe Weise dargestellt werden.

Einschränkungen bei der Kommunikation

Durch die Einführung bestimmter Kommunikationswege kann ein Unternehmen das Chaos verhindern, das entsteht, wenn Arbeiter ständig um ihre Chefs oder um ihre Chefs herumgehen. Außerdem werden Probleme reduziert, die sich daraus ergeben, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitern ohne Wissen der Manager Arbeit zuweisen, oder dass Kunden anrufen und mit anderen Mitarbeitern als deren Vertriebsmitarbeitern sprechen. Während ein Manager möglicherweise der Forderung eines Direktors nachkommen muss, dass ein bestimmter Mitarbeiter eine bestimmte Aufgabe ausführt, kann der Manager den Manager anstelle des Untergebenen beauftragen, der Manager hat jedoch die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitslast dieses Untergebenen zu verschieben oder andere Fristen zu ändern.

Strikte Kommunikationswege helfen sicherzustellen, dass wichtige Mitarbeiter nicht versehentlich von wichtigen Kommunikationen ausgeschlossen werden. Durch das Mandat, dass die Mitarbeiter die Kommunikation schriftlich niederlegen, werden Missverständnisse und angebliche Anschuldigungen verhindert.