Stärke und Schwäche in der Kommunikation am Arbeitsplatz

Eine schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz beeinträchtigt die Beziehungen und die Produktivität insgesamt. Starke Kommunikation bietet genaue Informationen, die der Empfänger verstehen und nutzen kann. Schwache Kommunikation ist oft das Ergebnis einer Nichtberücksichtigung der Nachricht und ihres Mediums.

Wählen Sie die entsprechende Zielgruppe aus

Die Auswahl eines Publikums für Ihre Nachricht kann schwierig sein. Das Senden einer E-Mail-Explosion an alle im Unternehmen, wenn Ihre Informationen nur etwa sechs Personen betreffen, trägt zu überladenen Postfächern bei. In der Tat können Sie den Rest Ihres Arbeitstages damit verbringen, durch unaufgeforderte und oft wenig hilfreiche Meinungen von jedem zu warten, der Ihre Nachricht erhalten hat.

Gleichzeitig möchten Sie nicht versehentlich jemanden aus dem Gespräch herauslassen, wenn er Teil des Gesprächs sein sollte. Nehmen Sie sich Zeit, um zu überlegen, wer Teil einer Besprechung, einer Telefonkonferenz oder einer E-Mail-Liste sein soll. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bitten Sie Ihren Vorgesetzten um Feedback oder fragen Sie die betreffende Person, ob sie an der Diskussion teilnehmen möchte.

Wählen Sie das richtige Medium

Das moderne Büro bietet mehrere Kommunikationsmedien an, darunter E-Mail, Instant Messaging und SMS, persönliche Gespräche, Telefonate und Videokonferenzen. Leider können all diese Entscheidungen die Kommunikation behindern, anstatt sie zu erleichtern. Daher können sich Personen in Ihrem Büro für das Medium entscheiden, mit dem sie sich am wohlsten fühlen, und nicht das Medium, das am besten für die Nachricht geeignet ist.

Ein Beispiel dafür ist die Übermittlung schlechter Nachrichten an einen Mitarbeiter. Wenn Sie oder einer Ihrer Manager einen Arbeiter entlassen muss, ihn über das Scheitern eines Projekts informieren oder erklären muss, dass er nicht die gewünschte Beförderung erhalten hat, sprechen Sie mit ihm von Angesicht zu Angesicht. Ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter zeigt Mitgefühl und Respekt, stärkt die Ernsthaftigkeit der Kommunikation und ermöglicht ihm, Fragen zu stellen.

Es ist auch wichtig, flexibel zu sein und das Medium zu wechseln, wenn sich herausstellt, dass das von Ihnen verwendete Medium nicht mehr funktioniert. Wenn Sie anfangen, per E-Mail zu kommunizieren, stellen Sie jedoch fest, dass Sie missverstanden werden oder einen intensiven Austausch haben, versuchen Sie, Details zu klären und Fragen zu beantworten, halten Sie die E-Mails an. Rufen Sie stattdessen die Person an, mit der Sie kommunizieren, oder halten Sie am Schreibtisch an, um das Gespräch fortzusetzen.

Geben Sie genügend Details in E-Mails an

Der Wunsch, zu lange und komplexe E-Mails zu vermeiden, ist edel. Gleichzeitig neigen einige Leute dazu, E-Mails zu senden, die zu kurz sind und wichtige Informationen nicht zu übermitteln. Zumindest sollte eine E-Mail wichtige Informationen hervorheben und den Empfängern Dokumente oder Links zur Verfügung stellen, die sie für weitere Recherchen verwenden können:

Beispiele:

Eine zu kurze E-Mail:

"Die Regelungen für die Lizenzgebühren für Kosmetiker haben sich geändert. Den vollständigen Text der neuen Verordnung finden Sie hier: http://www.statecosmotologyboard.org."

Eine nützliche E-Mail:

"Wir haben erfahren, dass sich die Lizenzgebühren für Kosmetika in Georgien geändert haben. Die neuen Gebühren treten am 1. Oktober 2018 in Kraft:

Die Gebühr für neue Lizenznehmer beträgt jetzt 25 US-Dollar pro Jahr.

Die Gebühr für die Erneuerung einer Lizenz beträgt 20 US-Dollar und ist alle drei Jahre fällig.

Die gegenseitige Lizenzgebühr (für diejenigen, die ihre Lizenz von einem anderen Staat übertragen möchten) beträgt 25 US-Dollar.

Den vollständigen Text finden Sie auf der Website der Abteilung: //www.statecosmotologyboard.org. Lassen Sie es mich wissen, wenn Sie Fragen haben. "

Verwenden Sie richtige Schreibweise, Interpunktion und Grammatik

Schlechte Rechtschreibung, Satzzeichen und Grammatik machen Kommunikation nicht nur schwer verständlich, sondern beeinträchtigen auch die Glaubwürdigkeit des Kommunikators. Jeder in Ihrem Unternehmen sollte dazu angehalten werden, die Rechtschreibprüfung und Grammatikprüfung der meisten Textverarbeitungsprogramme zu verwenden. Darüber hinaus sollten sich die Mitarbeiter ausreichend Zeit lassen, um schriftliche Kommunikation zu erstellen, damit sie ihre Arbeit korrigieren und bearbeiten können.

Fakten überprüfen

Falsche Informationen können die Arbeitsmoral schädigen und zu kostspieligen Fehlern führen. Alle Mitarbeiter sollten aufgefordert werden, sich die Zeit für die Überprüfung der Informationen zu nehmen, bevor sie mündlich oder schriftlich kommuniziert werden. Wenn eine Überprüfung nicht möglich ist, ist es wichtig, die mögliche Ungenauigkeit zu beachten.

Beispiele:

Wenn der Autor sich einer Tatsache nicht sicher ist:

" Ich glaube, dass Mr. Jones in den 1990er Jahren beim Militär gedient hat, aber ich bin nicht in der Lage, dies in seinem Online-Lebenslauf zu überprüfen. Ich habe einen Anruf bei ihm, in dem er um Klärung gebeten wird, und werde alle auf den neuesten Stand bringen, wenn ich zurückkomme."

Wenn die Informationen ein Versprechen enthalten, das möglicherweise nicht erfüllt wird:

"Wir haben von unserem Lieferanten erfahren, dass wir mit einer Auftragswende von fünf Tagen rechnen können, obwohl die Region unter der Woche von heftigen Stürmen betroffen sein kann. Der Lieferant hat uns versichert, dass er über Sicherungssysteme verfügt, die dies ermöglichen produzieren die Hemden. Die Leistung nach einem Hurrikan kann jedoch instabil sein, daher empfehle ich es unserem Team am besten, sich auf die Verzögerung der Produktlieferung vorzubereiten. "

Suchen Sie eine Überprüfung durch Dritte

Ein Nachteil der schriftlichen Kommunikation ist, dass sie anfälliger für Fehlinterpretationen sein kann. Tun Sie Ihren Teil, um Missverständnisse zu vermeiden, indem Sie andere Personen bitten, wichtige Memos, E-Mails und Briefe zu lesen, bevor Sie sie versenden. Bitten Sie Ihre Rezensenten um eine Zusammenfassung Ihrer Kommunikation: Wenn Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie missverstanden wurden, nehmen Sie vor der Verteilung entsprechende Änderungen vor.