Schritte zum Protokollieren eines Meetings

Besprechungsprotokolle sind für Teilnehmer und andere geschäftliche Interessengruppen wichtig, die sich darauf verlassen, dass sie Entscheidungen treffen und Maßnahmen ergreifen. Daher sollte das Protokoll konsistent und professionell aufgezeichnet werden. Wenn Ihr Unternehmen keine benutzerdefinierte Methode verwendet hat, können Sie ein Standardformat verwenden, um effektive und nützliche Minuten aufzuzeichnen.

Minuten vorbereiten

Zur Vorbereitung der Besprechung gehören die Sammlung der Tagesordnung, das Protokoll der letzten Besprechung, alle Dokumente, die in der Besprechung besprochen werden, und ein Tonbandgerät. Möglicherweise müssen Sie diese Elemente der Person übermitteln, die das Sitzungsprotokoll verfassen wird. Es ist hilfreich, das Meeting aufzuzeichnen, damit auf die Aufzeichnung Bezug genommen werden kann, um Details zu erhalten und Informationen später zu erläutern. Minuten können auf Papier oder auf einem Laptop aufgezeichnet werden.

Grundlagen des Protokollierens

Der Zweck der Besprechung und wer sie leitet, sollte oben im Dokument angegeben werden. Das Protokoll enthält grundlegende Informationen wie Datum, Ort und Uhrzeit der Besprechung. Die Namen der Teilnehmer sollten aufgezeichnet werden. Jeder, der zu spät kommt oder früh abreist, sollte zur Kenntnis genommen werden. Alles Wichtige während des Treffens sollte in chronologischer Reihenfolge notiert werden. Dies beinhaltet normalerweise wichtige Entscheidungen, nächste Schritte und Aktionen, die von den Teilnehmern vereinbart wurden. Es ist nicht notwendig, jedes Wort aufzuzeichnen, nur die wichtigen Informationen in zusammenfassender Form. Unsicherheiten werden am besten während des Treffens geklärt.

Das Protokoll abschreiben

Sitzungsprotokolle werden zeitnah zur Verteilung vorbereitet. Lassen Sie sie in ein leserfreundliches Format zur Verteilung eingeben. Stellen Sie sicher, dass Unstimmigkeiten oder Fragen geklärt werden, bevor die Minuten verteilt werden, indem Sie auf die Bandaufnahme verweisen oder direkt zur Quelle gehen. Viele Organisationen verlangen, dass das Protokoll vor der Verteilung von einer autorisierten Person genehmigt wird. Die Protokolle sind in der Regel mit "Eingereicht von" und dem Namen des Verfassers sowie dem Datum versehen. Mit einer Vorlage können Sie in Zukunft leichter Notizen machen. Teilnehmer und alle Personen, die Maßnahmen ergreifen sollen, sollten das Protokoll umgehend erhalten.

Tipps und Tricks

Ihr ausgewiesener Protokollautor sollte sich neben der Person befinden, die die Besprechung leitet, damit er die besprochenen Informationen leicht erklären kann. Wenn die Informationen verfügbar sind, kann eine Liste der Teilnehmer vorab zusammengestellt werden, sodass die Namen während des Rollenanrufs abgehakt werden können, anstatt ein Anmeldeblatt durch den Raum zu senden. Durch das Hinzufügen von Seitennummern zu den Minuten werden sie in der richtigen Reihenfolge gehalten. Hinweise sollten sich auf Aktionen konzentrieren; Emotionen sollten ausgelassen werden. Alle Dokumente, auf die verwiesen wird, sollten in ihrer ursprünglichen Form dem Protokoll beigefügt werden. Es gibt keinen Platz für Meinungen, Urteile oder Kritik im Protokoll.