Schritte beim Schreiben eines Geschäftsbriefs

Geschäftsbriefe sind formale Briefe, die von einem Fachmann an einen anderen gesendet werden. Das Schreiben von Geschäftsbriefen erfordert eine etwas einzigartige Schreibmethode. Es gibt zwar Regeln, die beim Erstellen eines Geschäftsbriefs zu beachten sind, Sie können jedoch Ihre persönliche Note hinzufügen, um ihn hervorzuheben und einprägsam zu sein.

Kontaktinformationen und Anrede

Geben Sie alle Kontaktdaten an. Platzieren Sie Ihre Privat- oder Geschäftsadresse in der oberen rechten Ecke der Seite. Platzieren Sie auch die Firmenadresse des Empfängers des Briefes weiter unten im Brief. Mitgliedsnummern, Richtliniennummern und Referenzcodes sollten auf der rechten Seite unter den Adressen stehen. Verwenden Sie die richtige Form der Anrede. Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, verwenden Sie ihn. Es ist üblicher, "Sehr geehrter Herr Cooper oder Sehr geehrte Frau Andrews" anstelle von "Sehr geehrter John oder lieber Andrea" zu schreiben.

Verweisen auf vorherige Briefe oder Antworten auf Anfragen

Geschäftsbriefe sind manchmal Antworten auf einen zuvor geschriebenen oder empfangenen Brief. In solchen Fällen sollten Sie immer bestätigen, dass Sie alle früheren Briefe erhalten und gelesen haben, und den Empfänger darüber informieren, dass das, was Sie jetzt senden, Ihre Antwort darauf ist. Als Nächstes geben Sie den Zweck Ihres Schreibens an. Nennen Sie den Grund für das Schreiben des Briefes. Seien Sie klar und höflich. Wenn Sie auf eine Anfrage antworten, stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort genau ist. Wenn Sie einen Geschäftsbrief senden, dem Dokumente beigefügt werden, erwähnen Sie unbedingt die beigefügten Dokumente in Ihrem Brief. Sie möchten sicher sein, dass Ihr Empfänger alle Informationen erhält, die er benötigt.

Schlussbuchstabe

Der Abschluss des Geschäftsbriefes hat mehrere Elemente. Zuerst müssen Sie alle allgemeinen Emotionen des Körpers zusammenfassen. Dazu gehört, dass Sie Ihrem Empfänger für seine Rücksichtnahme, Zeit oder Hilfe danken. Sie sollten auch alle Ihre Dienste anbieten, die Sie vermitteln können. Geben Sie Ihrem Empfänger die richtigen Informationen dazu, wie Sie kontaktiert werden können, falls Bedenken, Fragen oder Klarstellungen bestehen, die angegangen werden müssen. Sie können auch auf zukünftige Kontakte verweisen. Schließen Sie Ihren Geschäftsbrief so ab, dass er Ihrer Anrede entspricht. Wenn Sie mit "Sehr geehrter Herr Cooper" begonnen haben, sollten Sie den Brief mit "Mit freundlichen Grüßen" beenden. Wenn Sie Ihren Brief mit "Sehr geehrter Andrea" geöffnet haben, schließen Sie mit "Mit freundlichen Grüßen". Geben Sie Ihren Namen unter Ihre abschließenden Bemerkungen ein und geben Sie den Ort ein Ihre Unterschrift darüber.