Schritte zum Entwerfen eines Prototyps für den Budgetbericht

Während bestimmte Daten in einem tatsächlichen Budgetbericht je nach Art des Geschäfts variieren, für das der Bericht erstellt wird, dient ein Prototyp oder ein typisches Beispiel eines Budgetberichts einem Standardzweck für das Unternehmen. Der Budgetbericht informiert das Management und das Eigentum darüber, wie und wo Einnahmen erzielt, zugewiesen und ausgegeben werden. Ein ausführlicher Bericht ermöglicht es dem Unternehmen, Anpassungen für zukünftige Budgets vorzunehmen und in bestimmten Bereichen Kostensenkungsmethoden anzuwenden, um die Gesamtgewinnmarge zu erhöhen.

Dokumente sammeln

Legen Sie fest, wie lange der Berichtszeitraum für den Bericht sein soll, und sammeln Sie relevante Dokumente. Ein Budgetbericht kann sich auf einen monatlichen, vierteljährlichen oder längeren Zeitraum beziehen. Monatliche Budgetberichte erleichtern schnellere Anpassungen. Wenn ein Unternehmen ein aktuelles Hauptbuch führt, können die darin enthaltenen Informationen zusammen mit den entsprechenden Belegen und Kontoauszügen für den angegebenen Zeitraum zur Erstellung des Berichts verwendet werden.

Einnahmen und Ausgaben kategorisieren

Identifizieren Sie bestimmte Bereiche in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Typische Budgetberichte zeigen tatsächliche Transaktionen an, die während des angegebenen Zeitraums vorgenommen wurden, für den der Bericht gilt. Ein Unternehmen möchte jedoch möglicherweise zusätzliche Spalten hinzufügen, um die Budgetziele für eine bestimmte Werbebuchung und eine Abweichungsspalte anzuzeigen, um die Differenz zwischen den beiden Ist-Werten und dem Ziel anzuzeigen. Kategorisieren Sie die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, einschließlich Ausgaben wie Gehälter, Löhne und Leistungen, die an die Mitarbeiter in den Ausgabenbereichen gezahlt werden. Der Einnahmenbereich sollte Einkommensquellen enthalten; Einnahmen aus Verkäufen und Dienstleistungen sind zum Beispiel typisch für viele Unternehmen.

Daten eingeben

Geben Sie die Einnahmen und Ausgaben in die richtigen Spalten als Einzelposten ein. Angenommen, ein Unternehmen erstattet fünf Mitarbeitern Reisekosten. Der Gesamtbetrag würde als Reisekosten in den Haushaltsbericht eingegeben. Prototypische Spaltenüberschriften können "Ist", dann "Budgetiert", dann "Abweichung" sein, um die Differenz zwischen den tatsächlich erhaltenen oder verbrauchten Beträgen gegenüber den budgetierten Beträgen anzuzeigen. Zusätzliche Spaltenüberschriften können Jahr-bis-Datum-Abschnitte für die Ist-, Soll- und Abweichungsbeträge sein.

Die rechte Spalte des Budgetberichts kann für "Notizen" reserviert werden, um Informationen darüber hinzuzufügen, warum die tatsächlichen und budgetierten Beträge voneinander abweichen. Einige feste Ausgaben wie Mieten und Nebenkosten weisen im Allgemeinen von Monat zu Monat geringe Abweichungen auf. Andere einmalige Ausgaben, z. B. zur Unterhaltung von Kunden oder besonderen Kundenbewertungsgeschenken, können Ausgaben sein, die selten oder in längeren Abständen auftreten als der Zeitraum, für den der Bericht gilt. Dies hilft bei der Planung zukünftiger Budgets.

Zukünftige Ziele skizzieren

Durch die Verwendung früherer Zahlen aus den Budgetberichten können Geschäftsführung und Eigentumsverhältnisse Ziele und Ziele für nachfolgende Budgets festlegen und Strategien zur Steigerung des Nettogewinns in der Zukunft planen. Das Netto oder das Endergebnis entspricht den Einnahmen abzüglich der Ausgaben. Zusätzliche Informationen in einem Budgetbericht können Unternehmensziele in bestimmten Einnahmen- und Ausgabenbereichen basierend auf den laufenden und früheren Ausgaben und Einnahmen aufzeigen. Ein Unternehmen kann beispielsweise zukünftige Ziele in Vertrieb, Produktion, Instandhaltung und anderen für das Unternehmen relevanten Bereichen festlegen. Diese projizierten Informationen können in detaillierten Positionen angegeben oder nach Abteilungen im Bericht kategorisiert werden.