Schritte zur Präsentation einer Business-Konferenz

Die Erstellung einer Business-Konferenz ist eine hervorragende Möglichkeit, Personen innerhalb eines Unternehmens oder einer Branche zusammenzubringen, Ideen auszutauschen und neue Trends und Möglichkeiten kennenzulernen. Dies ist eine Gelegenheit, Best Practices auszutauschen und gleichzeitig Beziehungen zwischen Gleichgesinnten aufzubauen. Die Organisation einer Konferenz ist ein komplexes Unterfangen, das monatelange Planungen erfordert, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird.

Wähle das Thema

Die Auswahl eines Themas ist ein wichtiger Prozess und nicht ohne Rücksichtnahme. Die besten Konferenzen sind solche, die ein zeitnahes Konzept oder eine Idee annehmen, die bei Ihren Teilnehmern Anklang finden wird. Eine Konferenz mit dem Titel "Social Media zur Verbesserung Ihres Geschäfts" wird wahrscheinlich mehr Menschen faszinieren als eine Konferenz mit dem Titel "Verbesserung Ihres Geschäfts". In ähnlicher Weise wird eine interne Verkaufskonferenz mit dem Titel "Wie Sie garantieren, dass Sie in diesem Jahr einen Bonus erhalten" eine stärkere Resonanz finden als eine "jährliche Verkaufskonferenz".

Budget ermitteln

Die Planung kann erst erfolgen, wenn ein Budget festgelegt ist. Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine jährliche Angelegenheit handelt, können Sie die tatsächlichen Kosten früherer Konferenzen als Ausgangspunkt verwenden. Bitte beachten Sie, dass einige Kosten, wie z. B. Raummiete, Lautsprechergebühren und A / V-Ausrüstung, festgelegt sind, während Reise-, Hotel- und Verpflegungskosten von der Anzahl der Teilnehmer bestimmt werden.

Lautsprecher auswählen

Der wichtigste Teil einer Business-Konferenz ist die Auswahl der richtigen Sprecher. Wählen Sie Sprecher aus, die am besten mit den Idealen des Themas sprechen und dies dynamisch tun. Planen Sie nach Möglichkeit die Teilnahme an einer Veranstaltung, an der sie teilnehmen. Wenn dies nicht möglich ist, prüfen Sie, ob Sie ein Video von ihnen online anzeigen können. Wenn es sich bei der Konferenz um eine interne Veranstaltung handelt, wählen Sie dynamische Persönlichkeiten für Hauptredner oder als MC aus. Wenn einer der obligatorischen Teilnehmer, z. B. der Chief Executive Officer oder Chief Financial Officer des Unternehmens, kein interessanter oder dynamischer Präsentator ist, sollten Sie in Betracht ziehen, dass Sie Ihre Informationen in einem "Talkshow" -Format präsentieren, bei dem eine andere Person ihnen Fragen stellt.

Ort wählen

Es ist auch wichtig, den richtigen Ort für Ihre Konferenz auszuwählen. Bestimmen Sie zu Beginn Ihrer Suche, wie viele Personen Sie erwarten. Bedenken Sie mit dieser Zahl, welche Art von Atmosphäre Sie suchen. Ist es eine formelle Konferenz oder ein zwangloser Rückzug? Möchten Sie in einer Stadt wohnen oder etwas entspannter aus der Stadt fahren? Überlegen Sie von dort aus, ob die Teilnehmer Hotelunterkünfte oder einen Transport zum Veranstaltungsort benötigen und ob eine geplante gesellschaftliche Veranstaltung geplant ist.

Audio / Video-Produktion

Nichts kann eine Geschäftskonferenz schneller ruinieren als ein schlechtes Soundsystem oder ein defekter Videoprojektor. Abhängig von der Größe Ihrer Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise die Dienstleistungen einer Produktionsfirma. Diese Fachleute können dazu beitragen, dass die Veranstaltung ein Erfolg wird, aber die Kosten werden erheblich steigen. Erhalten Sie drei Angebote und treffen Sie den Unternehmensvertreter persönlich. "Bevorzugte Lieferanten" in einem Hotel oder einer Konferenzeinrichtung sind in der Regel viel teurer als eine Fremdfirma. Wenn sie nicht der ausschließliche Anbieter sind, fordern Sie andere Angebote an.

Essen und Trinken

Abhängig von der Dauer der Konferenz müssen Sie wahrscheinlich Speisen und Getränke für Ihre Teilnehmer bereitstellen. Die Menüauswahl wird hauptsächlich vom Budget bestimmt. Achten Sie auf die Kosten für Artikel wie Kaffee, alkoholfreie Getränke und Snacks. Viele Hotels und Kongresszentren bieten relativ preiswerte Mahlzeiten an, berechnen aber bis zu 7 US-Dollar für eine Tasse Kaffee.

Hilfe verwenden

Weisen Sie Freiwillige oder Mitarbeiter bestimmten Schlüsselrollen zu. Eine Person sollte für die Sprecher verantwortlich sein und sicherstellen, dass sie wissen, was von ihnen erwartet wird, dass die Unterkünfte organisiert werden, dass das Material auf den richtigen Laptop oder die andere Ausrüstung geladen wird und dass Mikrofone und andere Ausrüstung für ihre Verwendung eingerichtet sind. Weisen Sie jemandem die Rolle zu, die Ankunft der Teilnehmer zu verwalten, und eine andere Person wird mit dem Personal des Veranstaltungsorts, Caterern und der Produktionsunterstützung befasst.