Schritte zum Tätigen eines geschäftlichen Telefonanrufs

Obwohl es bequemer sein kann, jemanden über modernere Technologien wie E-Mail oder SMS zu kontaktieren, ist das Telefon immer noch ein persönlicheres Kommunikationsmittel. Obwohl der andere Teilnehmer Ihr Gesicht nicht sehen kann, vermittelt Ihre Stimme immer noch ein Gefühl von Professionalität und Autorität. Um Ihnen dabei zu helfen, ein möglichst effektives Geschäftsgespräch zu gestalten, können einige grundlegende Schritte hilfreich sein.

Bereiten

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich vorzubereiten, bevor Sie das Telefon abnehmen. Schreiben Sie die wichtigsten Punkte auf, die Sie während des Gesprächs behandeln müssen, sowie alle Fragen, die Sie stellen müssen. Dies wird auch als Übersicht dienen, um Sie durch den Anruf zu führen und gleichzeitig die Kontrolle über das Gespräch zu behalten. Wenn möglich, sollten Sie sich in der Nähe eines Computers mit Internetverbindung befinden, damit Sie auf die Website Ihres Unternehmens zugreifen oder Informationen schnell finden können.

Identifizieren Sie sich

Identifizieren Sie sich immer der Partei, die das Telefon beantwortet. Um so professionell wie möglich zu klingen, geben Sie bitte Ihren Vor- und Nachnamen sowie ggf. Ihren Titel an. Wenn Ihr Anruf lange dauert und Sie das Gefühl haben, dass die Person, die Sie anrufen, aus Zeitdruck gedrückt oder auf andere Weise abgelenkt wird, versuchen Sie, einen besseren Zeitpunkt für den Rückruf festzulegen.

Identifizieren Sie den Zweck

Sie können Freundschaften austauschen, beispielsweise ein kurzes "Wie geht es Ihnen heute?", Aber lassen Sie sich nicht in ein längeres Gespräch über Sport oder Wetter ein, da dies eine Ablenkung vom Zweck Ihres Anrufs sein kann. Geben Sie den Zweck höflich und direkt an, zum Beispiel: "Ich habe heute morgen Ihre E-Mail erhalten und rufe an, um nachzufragen."

Nehmen Sie sich Zeit, um zuzuhören

Achten Sie darauf, dass Sie den Zweck Ihres Anrufs erreichen möchten, stellen Sie jedoch sicher, dass Sie ein zweiseitiges Gespräch führen. Geben Sie der anderen Partei Zeit, um auf Ihre Punkte zu antworten und Fragen zu stellen, die sie möglicherweise haben. Achten Sie darauf, nicht zu unterbrechen, wenn Sie nicht feststellen, dass der andere Teilnehmer vom aktuellen Thema abweicht. Wenn dies geschieht, unterbrechen Sie höflich, indem Sie sagen: "Es tut mir leid zu unterbrechen, aber mir ist gerade eine andere Frage in den Sinn gekommen, und ich möchte sie fragen, bevor ich es vergesse."

Anruf überprüfen

Überprüfen Sie vor dem Auflegen, was während des Anrufs mit dem anderen Teilnehmer erreicht wurde, und stellen Sie sicher, dass Sie beide einig sind, was als Nächstes geschehen soll. Wenn zusätzliche Kommunikation erforderlich ist, richten Sie einen bestimmten Tag und eine bestimmte Uhrzeit für ein nachfolgendes Telefonat oder eine andere Kommunikationsmethode wie E-Mail ein. Teilen Sie immer eine angenehme Note, auch wenn das Ergebnis des Anrufs ist, dass eine Geschäftsbeziehung derzeit nicht besteht oder nicht fortgesetzt wird. Möglicherweise möchten Sie die Beziehung zu einem späteren Zeitpunkt erneut besuchen.