Schritte zur Durchführung einer internen Prüfung in der Debitorenbuchhaltung

Forderungen sind Verkäufe, die getätigt, aber noch nicht bezahlt wurden. Sie stellen tatsächlich eine Form von kurzfristigem unbesichertem Kredit dar, der auf der Grundlage des Zahlungsversprechens eines Kunden verlängert wird. Die Laufzeiten basieren im Allgemeinen auf dem Nettobetrag, der in 30 Tagen fällig ist. Mit dem Alter der Forderungen schwindet die Wahrscheinlichkeit der Einziehung. Forderungen, die nicht eingezogen werden können, werden schließlich auf ein Konto für Forderungsausfälle eingestellt. Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind wichtig, da der Umsatz ein Einkommen darstellt und der Cashflow von der rechtzeitigen Erhebung der Konten abhängt. Die Prüfung von Forderungen ist wichtig, um die missbräuchliche Verwendung von Zahlungen, fiktive Rückgaben und Erstattungen sowie andere Betrugsregelungen zu verhindern.

Hauptziele

Die Prüfung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sollte bestätigen, dass die in den Büchern enthaltenen Verpflichtungen echt sind und die Beträge in den Bilanzen widerspiegeln. Wirtschaftsprüfer müssen überprüfen, ob Wertberichtigungen für Forderungsausfälle realistisch und nicht zu hoch angesetzt sind. Gutschriften und Rückerstattungen für zurückgesendete Artikel müssen ebenfalls bestätigt werden, um sachlich und genau zu sein. Durch die Prüfung sollte sichergestellt werden, dass alle erforderlichen internen Kontrollen vorhanden sind und ordnungsgemäß funktionieren. Es sollten auch Vorkehrungen zum Schutz von Zahlungen in Form von Bargeld oder Schecks vor Abschöpfen oder Veruntreuung getroffen werden.

Überprüfen Sie die Debitorenbuchhaltung

Vergewissern Sie sich, dass eine Kundendatendatei gepflegt und aktuell ist. Vergleichen Sie die Kundendatendatei und die Debitorenbuchhaltung, um Kunden zu identifizieren, die nicht in der Masterdatei erscheinen. Bereiten Sie Bestätigungsbriefe vor, die an zur Bestätigung ausgewählte Kunden gesendet werden. Fordern Sie die Validierung einzelner Rechnungsnummern, Daten und Beträge an. Fügen Sie selbst adressierte, gestempelte Umschläge für Antworten direkt an die Prüfer bei. Nachverfolgung von Briefen, die als nicht zustellbar zurückgesandt wurden. Briefe nach Möglichkeit weiterleiten. Wenn dies nicht der Fall ist, prüfen Sie weiter, um mögliche fiktive Kundeninformationen zu ermitteln.

Rechnungsstellung und Anpassungen

Überprüfen Sie die Rechnungen und stellen Sie fest, dass die Rechnungen autorisierte Preise und genaue Summen widerspiegeln. Vergewissern Sie sich, dass die Rechnungen in den entsprechenden Zeiträumen erfasst werden. Überprüfen Sie Gutschriften und Anpassungen an Forderungen und überprüfen Sie, ob sie korrekt erfasst wurden. Stellen Sie sicher, dass Gutschriften für zurückgegebene Waren gemäß den Unternehmensrichtlinien ausgestellt werden. Suchen Sie nach großen Mengen an zurückgegebenen und erstatteten Artikeln, die knapp unter dem Betrag liegen, für den die Verwaltungsberechtigung erforderlich ist.

Interne Kontrollen

Überprüfung der Aufgabentrennung zwischen Mitarbeitern, die zur Ausstellung von Gutschriften befugt sind, und Mitarbeitern, die Zahlungen erhalten und bearbeiten dürfen. Wenn Gutschriften in einem Rechnungs- und Abrechnungssystem für Computer verarbeitet werden, stellen Sie sicher, dass Zugriffskontrollen vorhanden sind und die Kennwörter häufig geändert werden, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern. Bestätigen Sie, dass die Richtlinien für die Abschreibung von Forderungsausfällen in Kraft sind und eingehalten werden. Bestimmen Sie das Verfahren für die Überprüfung überfälliger und zweifelhafter Abschlüsse und stellen Sie sicher, dass die aufsichtliche Überprüfung regelmäßig durchgeführt wird. Stellen Sie sicher, dass die Fälligkeit der Debitorenbestände auf dem neuesten Stand gehalten und monatlich überprüft wird. Alle Debitorenkonten und -bücher sollten monatlich mit den Hauptbüchern abgeglichen werden.