Schritte für die interne Kontrolle beim Einkauf

Sie dachten, Ihre monatlichen Rechnungen zu überprüfen, als ein Hausbesitzer alle Schocks lieferte, die Ihr System auffangen könnte. Dann wurden Sie Kleinunternehmer und stellten fest, dass Ihre Schocks dünner sein könnten, als Sie dachten. Es gibt hier einen Stapel von Quittungen von einer Bürobedarfsfirma. Dort gibt es eine beunruhigende Rechnung von Ihrer fleißigen Marketingabteilung. Und warum sehen Sie ein gerade geliefertes Paket von einer Schilderfirma an der Tür, wenn Sie bereits viele Schilder auf Lager haben? Sie stellen fest, dass die Rechnung auf dem Paket ein Smiley enthält, aber Sie lächeln nicht. Und das nicht, weil Ihr internes Stoßdämpfersystem in einem schlechten Zustand ist. Aller Wahrscheinlichkeit nach sind es Ihre internen Kontrollen für Einkäufe und Verbindlichkeiten, für die eine Anpassung erforderlich ist. Überprüfen Sie zur Neugruppierung sieben bewährte Vorgehensweisen für die Einkaufskontrolle. Vielleicht machen Sie bereits einige dieser Dinge - aber Sie könnten auf ein paar weitere Ideen stoßen, die den Schweregrad Ihrer monatlichen Rechnungsprüfungssitzung mildern.

Beachten Sie diese Einkaufspraktiken

  • Halten Sie Ihre Unternehmensfinanzen getrennt von Ihren persönlichen Finanzen. Sie werden überrascht sein, wie viele kleine Unternehmer dies nicht tun. Manchmal sind sie in Eile und denken nicht darüber nach, zum Beispiel, ihre persönliche Kreditkarte für den Kauf von Geschäftsausstattung zu verwenden. Dies kann jedoch den Schutz einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung aufheben. Die IRS ist auch in Bezug auf die Best Practices der Einkaufskontrolle wählerisch und fordert, dass Einkommens- und Steuerabzüge für ein Unternehmen getrennt bleiben.
  • Setzen Sie jemanden dafür ein. Das Festlegen interner Kontrollen im Beschaffungsprozess beginnt mit der Entscheidung einer Führungskraft und der Beauftragung Ihres gesamten Beschaffungssystems durch eine Person: Bestandsverwaltung; Anbieter auswählen; Einkäufe tätigen; Einkäufe prüfen; und Zahlungen leisten. Dadurch wird Rechenschaft gezogen - und Ihre monatliche Überprüfung wird weniger schockiert.
  • Kontrolliere dein Inventar. Ein Grund dafür, dass die Schachtel mit Schildern die Tür öffnet, liegt unter anderem daran, dass die Person, die die Bestellung aufgegeben hat, das vorhandene Inventar nicht geprüft hat. Die Einrichtung interner Kontrollen im Beschaffungsprozess hängt von der Erstellung eines Bestandsverwaltungssystems ab. Glücklicherweise gibt es viele integrierte Online-Systeme, mit deren Hilfe Sie Inventar, Verkauf und Versand überwachen können.
  • Formalisieren Sie eine Einkaufspolitik. Sie sind der Chef. Es liegt also an Ihnen, zu entscheiden, wer die Befugnis haben sollte, Einkäufe zu tätigen, Anbieter auszuwählen, Vertragsbedingungen und Qualitätskontrollmaßnahmen festzulegen und Lieferanten zu bewerten. Es ist wichtig, dass Sie eher früher als später eine Richtlinie entwerfen. Denken Sie daran, dass Sie die Richtlinie nach Ihrem Belieben ändern können und sollten.
  • Ein Bestellsystem einrichten. Im Unterschied zu einer Rechnung ist eine Bestellung im Wesentlichen eine Vereinbarung zum Kauf von Waren zu einem bestimmten Preis und zu bestimmten Bedingungen. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung. Eine Bestellung stellt die beste Chance dar, Einkäufe zu überprüfen, die möglicherweise doppelt oder gar nicht erforderlich sind. Ihr Einkäufer wird Ihre Bestellung mit der beiliegenden Rechnung abgleichen, um Ihre internen Kontrollen für Einkäufe und Verbindlichkeiten zu verstärken.
  • Machen Sie eine Ausnahme für große oder wiederholte Einkäufe. Schreiben Sie in solchen Fällen einen Vertrag anstelle einer Bestellung auf. Auf diese Weise können Sie Mengenrabatte oder häufige Käuferrabatte aushandeln. Anbieter tendieren eher dazu, solche Angebote zu verlängern, wenn sie wissen, dass Geschäfte mit Sicherheit ihren Weg finden.
  • Wählen Sie Ihre Verkäufer mit Bedacht aus. Vergleichen Sie nicht nur die Preise und Rabatte, sondern auch die Zahlungs- und Kreditbedingungen sowie die Rückgabebedingungen. Und stellen Sie sicher, dass Sie nicht einmal im Jahr an eine „automatische Verlängerung“ gebunden sind. Fordern Sie stattdessen eine Option zur Verlängerung an. Erwarten Sie, dass die Aufrechterhaltung eines Anbieter-Pools eine laufende Arbeit sein wird, wenn neue Anbieter vor Ort ankommen, um für Ihr Unternehmen zu sorgen.

Trotz aller Bemühungen, interne Kontrollen für Einkäufe und Verbindlichkeiten einzuführen, kann es Zeit sein, dass Sie sich an einen Einkaufsfachmann wenden, insbesondere wenn Ihre Einkaufsanforderungen komplex oder unhandlich werden oder sich Ihr engagierter Einkaufsmanager überfordert fühlt. Alternativ kann die American Purchasing Society Unterstützung anbieten - solange Sie Mitglied werden. In jedem Fall sollten Ihnen die Best Practices für die Kaufkontrolle nicht entgehen. Nur die finanziellen Schocks sollten in Ihrem Rückspiegel verbleiben.