Schritte in der ersten Phase der Abrechnung

Der Beginn des Abrechnungsprozesses für jedes Unternehmen beginnt mit der Beschaffung der richtigen Dokumentation von den Mitarbeitern. Die Personalabteilung wird ein internes Formular oder eine Kopie des Angebotsschreibens mit den entsprechenden Unterlagen an die Personalabteilung weiterleiten. Sobald dieser Prozess als abgeschlossen bestätigt wurde, kann die Erfassung der Mitarbeiterinformationen beginnen und die Berechnungen für die Abrechnungsperiode beginnen. Alle diese Informationen werden streng vertraulich behandelt und müssen unter Verschluss gehalten werden.

Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit

In der Lohnabrechnung wird das Formular für die Beschäftigungsfähigkeit häufig als das Formular I-9 bezeichnet. Jeder Angestellte muss dieses Formular ausfüllen und die Supportdokumentation vorlegen, aus der hervorgeht, dass er für eine Beschäftigung in den USA berechtigt ist. Das I-9-Formular, das von den US-amerikanischen Staatsbürgerschafts- und Einwanderungsdiensten als Download bereitgestellt wird, erfordert zwei überprüfbare Ausweisformen aus einer zuvor festgelegten Liste akzeptabler Ausweise. Arbeitgeber in den USA müssen das I-9 in der Personalabrechnungs- oder Personalakte des Mitarbeiters aufbewahren. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die vorgelegten Ausweisformen zu überprüfen und die Rechtmäßigkeit sicherzustellen. Auf Anfrage müssen Formulare bis zu einem Jahr nach der Kündigung zur Einsicht durch autorisierte US-Regierungsbeamte aufbewahrt werden.

Steuerabzüge ermitteln

Mitarbeiter füllen das W-4-Formular aus, wenn sie neu eingestellt werden oder ihre Steuerabzüge ändern und ihre Sozialversicherungsnummer der Lohnabrechnung zur Verfügung stellen. Dieses Formular wird bei den Abrechnungsdatensätzen aufbewahrt und erfordert in der Regel eine jährliche Aktualisierung, sofern keine Änderungen vorgenommen werden. Es ist eine gute Idee, dass Mitarbeiter aktualisierte W-4-Formulare zur Verfügung stellen, wenn der Internal Revenue Service das Formular aktualisiert, das kostenlos auf seiner Website verfügbar ist. Die Mitarbeiter führen die Arbeitsblattberechnungen durch, um die Quellensteuer zu ermitteln, zu unterschreiben und zu datieren, bevor sie in die Personalabteilung oder die Personalabteilung umgewandelt werden. Dieses Formular ermöglicht es der Personalabteilung, bei der Berechnung der Lohnabzüge die Anzahl der Abzüge und den Steuerstatus des Arbeitnehmers (allein oder verheiratet) zu bestimmen.

Angebotsschreiben

Abhängig von der internen Struktur des Unternehmens wird die Personalabteilung oder der Vorgesetzte des Mitarbeiters eine Kopie des unterzeichneten Angebotsschreibens oder eines anderen Formulars einreichen, um den Status des Mitarbeiters, den Stunden- oder Monatslohn des Mitarbeiters und dessen Leistungen zu dokumentieren der Mitarbeiter qualifiziert sich In diesem Formular oder in diesem Schreiben muss angegeben werden, ob der Arbeitnehmer befreit oder nicht befreit ist, da nicht befreite Arbeitnehmer zu Überstunden berechtigt sind. Für freigestellte Mitarbeiter sollten keine Zeitkarten eingereicht werden, und das Gehalt wird für jede abgeschlossene Abrechnungsperiode gleich berechnet.

Informationen aufnehmen

Nachdem alle erforderlichen Unterlagen vorliegen, muss für alle Unternehmen, die eine Abrechnungssoftware verwenden, jeder neue Mitarbeiter in das Abrechnungssystem eingegeben werden. Das System speichert alle geeigneten Informationen, einschließlich der Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers, des Stundenlohns oder des Jahreslohns des Arbeitnehmers, der Anzahl der Quellensteuerabzüge, die der Arbeitnehmer auf dem IRS-Formular W-4 angibt, und dem Quellenstatus des Arbeitnehmers wie alleinstehend oder verheiratet . Außerdem werden Informationen zu den Leistungen eingegeben, die sowohl Arbeitgeber- als auch Arbeitnehmerbeiträge enthalten können. Teilnahmeberechtigt sind auch Sonderprogramme wie Cafeteria-Pläne, Konten für medizinische Quellen und etwaige 401k-Abzüge. Wenn der Mitarbeiter das IRS-Formular W-4 nicht eingereicht hat, muss die Steuerbelastung mit dem höheren Einzelsatz berechnet werden.