Schritte zum Erstellen eines schriftlichen Verweises

Die fortschreitende Disziplin der Mitarbeiter in Ihrem kleinen Unternehmen ist eine Reaktion auf Fehlverhalten oder anderes Verhalten, das nicht den Unternehmensrichtlinien entspricht und sich negativ auf Ihren Geschäftserfolg auswirken kann. Bei geringfügigen Verstößen gegen Ihre Richtlinien kann den Mitarbeitern eine mündliche, dann eine schriftliche Beratung angeboten werden, um das Verhalten zu korrigieren. Wenn dies nicht dazu führt, dass die Maßnahmen eines Mitarbeiters in dem Umfang angepasst werden, den Sie während Ihrer Beratung festgelegt haben, wird ein schriftlicher Verweis, der eine stärkere Form der Disziplin darstellt, verwendet, um den Mitarbeiter zu verbessern.

Dokumentieren

Der Schlüssel zu effektiver Disziplin ist das Aufzeichnen von Details zu Verhalten, das Sie korrigieren möchten. Bevor Sie einen schriftlichen Verweis verwalten, sollten Sie Fälle von Fehlverhalten schriftlich festhalten, einschließlich Datum, Uhrzeit, aufgetretenem Dialog und wer anwesend war. Wenn Sie zum Zeitpunkt des Verhaltens mit dem Mitarbeiter sprechen, dokumentieren Sie Details zu Ihrer Diskussion, z. B. die verbalisierten Erwartungen und die Art der Disziplin, die eintreten kann, wenn keine Verbesserung beobachtet wird. Bewahren Sie Ihre täglichen Notizen in einer informellen Datei auf, die in Ihren formellen Verweis aufgenommen werden soll. Um Ihre Objektivität auszugleichen, zeichnen Sie auch Beispiele für positives Verhalten auf.

Beschreiben Sie Fehlverhalten

Wenn Sie bereit sind, den schriftlichen Verweis zu erstellen, stellen Sie sicher, dass seit der mündlichen Beratung genug Zeit vergangen ist, um dem Mitarbeiter Zeit zu geben, sich zu verbessern. Wenn bei Ihrem letzten Meeting ein Termin für die Nachsorge festgelegt wurde, verwalten Sie den schriftlichen Verweis sofort, falls keine Verbesserung festgestellt wird. Beschreiben Sie im Disziplinar-Dokument das von Ihnen persönlich beobachtete Fehlverhalten oder Beschwerden des Managements, der Mitarbeiter oder Kunden. Fügen Sie die Details aus Ihren Notizen hinzu, damit der Mitarbeiter versteht, dass Sie dokumentierte Instanzen zitieren. Teilen Sie dem Mitarbeiter beispielsweise das Datum und die Uhrzeit mit, an dem Sie unhöfliche Kommentare an einen Kunden beobachtet haben, sowie eine genaue Beschreibung der Aussagen.

Detailerwartungen

Machen Sie dem Mitarbeiter schriftlich Ihre Erwartungen bekannt. Listen Sie für jede Art von Fehlverhalten auf, wie sich der Mitarbeiter verhalten soll. Erklären Sie beispielsweise, dass der Mitarbeiter ab sofort alle Kunden mit Respekt behandelt, unabhängig von der Situation. Wenn der Mitarbeiter nicht in der Lage ist, eine Kundendienstsituation zu handhaben, werden Sie umgehend um Unterstützung gebeten. Wenn der Arbeitnehmer zusätzliche Schulungen benötigt, z. B. Wut-Management-Kurse, erläutern Sie den Kurs schriftlich im Verweis. Besprechen Sie die Details während des Meetings mit dem Mitarbeiter, geben Sie jedoch auch die Informationen zu Ihrer formellen Disziplin an.

Erklären Sie die Konsequenzen

Die Folgen eines künftigen Fehlverhaltens müssen im schriftlichen Verweis klar erläutert werden. Da der Mitarbeiter möglicherweise bereits zuvor für dasselbe Verhalten beraten wurde, sollte der Verweis darauf hinweisen, dass zukünftiges Fehlverhalten zu einer weiteren Disziplin bis hin zur Kündigung führen kann. Wenn der Mitarbeiter später entlassen wird, dient der Verweis als Dokumentation zur Unterstützung der Aktion. Erstellen Sie Unterschriftenzeilen für sich und den Mitarbeiter und unterzeichnen und datieren Sie das Dokument in der Besprechung. Die Unterschrift des Arbeitnehmers zeigt den Erhalt der Disziplin und die zukünftigen Folgen an, nicht die Zustimmung.