Schritt für Schritt Abrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst viele Aufgaben, um genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuern und die Einhaltung der Aufzeichnungen zu gewährleisten. Diese Aufgaben können nicht überstürzt werden und sollten mit größter Sorgfalt ausgeführt werden. Andernfalls kann es zu fehlerhaften Gehaltsschecks und unzulässigen Lohnsteuer- und Aufzeichnungsprozeduren kommen. Die frühere Situation kann dazu führen, dass Mitarbeiter verärgert werden. Die beiden letztgenannten Situationen können vom Internal Revenue Service und vom US-Arbeitsministerium mit Strafen belegt werden. Wenden Sie daher bei der Abrechnung einen schrittweisen Prozess an.

Bearbeiten Sie die Lohnabrechnung im Voraus. Erstellen Sie einen Abrechnungsplan, der Ihnen ausreichend Zeit zur Verfügung stellt, um die Abrechnung durchzuführen und festgestellte Fehler zu korrigieren, bevor die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen erhalten. Führen Sie beispielsweise zwei oder drei Tage vor dem tatsächlichen Gehaltsdatum eine Abrechnung durch.

Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen am Abrechnungssatz des Mitarbeiters vor. Dies beinhaltet: Adressänderungen; Änderungen der Lohnabzüge, wie z. B. W-4 und staatliche Einkommensteuerformänderungen; und freiwillige Abzugsänderungen, z. B. Alters- und Gesundheitsleistungen. Geben Sie außerdem neue Einstellungsinformationen für Mitarbeiter ein, die in der aktuellen Zahlungsperiode eingestellt werden.

Berechnen Sie die Zeitdaten von Zeitkarten oder Arbeitszeitplänen und geben Sie die Stunden ein, die in das System eingezahlt werden sollen, z. B. reguläre, Überstunden- und Urlaubsstunden. Wenn Sie ein computergestütztes Zeitnehmungssystem verwenden, können Sie die Uhrzeit in die Abrechnungssoftware importieren. Sie müssen nur sicherstellen, dass die Uhrzeit korrekt transportiert wird, und die erforderlichen Änderungen vornehmen.

Bezahlen Sie andere Einkommensarten wie Boni, Provisionen und rückwirkende Zahlungen aufgrund einer Lohnerhöhung. Führen Sie andere Anpassungen durch, z. B. zusätzliche Bezahlung oder Lohnabzug aufgrund von Überzahlung oder Unterzahlung aus einer früheren Vergütungsperiode. Teilen Sie das Gehalt des Angestellten auf, wenn er gekündigt wird, aber nicht über die gesamte Zahlungsperiode arbeitet, und geben Sie in der Abrechnungssoftware Stoppdaten ein, um zukünftige Zahlungen zu stoppen.

Darüber hinaus können die angestellten neuen Arbeitnehmer anteilmäßig gezahlt werden, wenn sie nach Beginn der aktuellen Vergütungsperiode eingestellt werden. Wenn sie beispielsweise am vierten Tag der zweiwöchigen Zahlungsfrist zu arbeiten beginnt, zahlen Sie sie für sieben statt für zehn Arbeitstage.

Drucken Sie Berichte, mit denen Sie die Abrechnung überprüfen können, bevor Sie Gehaltsschecks drucken und die Direkteinzahlungsdatei erstellen. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

Gehaltsschecks drucken und Stubs bezahlen. Erzeugen Sie die direkte Einzahlungsdatei und leiten Sie sie an die Bank weiter. Wenden Sie sich an die Bank, stellen Sie sicher, dass sie ordnungsgemäß empfangen wurde, und überprüfen Sie den erhaltenen Betrag.

Drucken Sie Lohnlisten, die den Bruttolohn der Angestellten für die aktuelle Lohnliste zeigen. Datei in einem vertraulichen Speicherbereich. Bewahren Sie diese Unterlagen mindestens drei Jahre lang auf. Führen Sie Zeitaufzeichnungen und Aufzeichnungen, auf denen die Lohnberechnungen basieren, mindestens zwei Jahre lang auf.

Drucken und verteilen Sie Berichte, die von verwandten Abteilungen wie Personalwesen und Finanzen für Zwecke der Leistungsverwaltung und -abstimmung benötigt werden. Wenn eine separate Abteilung oder ein Unternehmen mit Lohnsteuern umgeht, leiten Sie die erforderlichen Steuersätze für jeden Zahlungszeitraum an die entsprechende Person weiter.

Spitze

  • Die Gehaltsabrechnungssoftware berechnet für Sie die Lohnsteuern. Halten Sie immer eine Kopie des Internal Revenue Service Circular E bereit, damit Sie Ihre Lohnsteuerpflichten besser verstehen können. Wenden Sie sich an Ihre staatliche Steuerbehörde, um Richtlinien zu Ihren Steuerpflichten zu erhalten.