Analyse der regulatorischen Lücken

Aufsichtsbehörden können und können unangekündigte Kontrollen durchführen. Das letzte, was Ihr Unternehmen benötigt, ist eine unangekündigte Überprüfung, wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Unternehmen die aktuellsten Anforderungen erfüllt. Ein proaktiver Ansatz, der mit einer Analyse der regulatorischen Lücken beginnt, kann sicherstellen, dass eine Inspektion unabhängig von Ihrer Branche oder den Compliance-Anforderungen gut verläuft.

Lückenanalyse-Ziele

Die Arbeitsschutzbehörde, die Food and Drug Administration und die Consumer Product Safety Division sind nur drei der zahlreichen Regierungsbehörden, die aufsichtsrechtliche Anforderungen haben. Ziel einer regulatorischen Lückenanalyse ist es, Schwachstellen in Compliance-Programmen aufzudecken, die für Ihr Unternehmen zutreffen. Im Wesentlichen suchen Sie nach Unterschieden zwischen dem aktuellen Stand Ihres Compliance-Programms und dem Stand der aktuellen regulatorischen Anforderungen. Alle Unterschiede, die Sie feststellen, sind Schwächen, die Abhilfemaßnahmen erfordern.

Zweck, Ziele und Geltungsbereich

Die erste Phase einer regulatorischen Lückenanalyse ist informativ, da sie den Zweck der Durchführung der Analyse ermittelt, Analyseziele festlegt und den Umfang skizziert. Ein üblicher Zweck besteht darin, die aktuellsten Vorschriften zu ermitteln und herauszufinden, ob es Lücken gibt, die behoben werden müssen. Die Ziele entsprechen dem angegebenen Zweck, beziehen sich aber meistens auf Situationen, in denen möglicherweise mehr Informationen erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Abhilfemaßnahmen die Verfahren vollständig einhalten. Der Geltungsbereich bezieht sich auf bestehende Compliance-Vorschriften und -verfahren, die einer Überprüfung unterzogen werden.

Identifizierung und Vergleich von Lücken

Die zweite Phase einer Lückenanalyse beginnt mit dem Vergleich einer vollständigen Liste der aktuellsten Compliance-Vorschriften mit den Bestimmungen, die das aktuelle Programm erfüllt. Ein Vergleich bestimmt, ob es neue Regelungen gibt oder Änderungen an bestehenden Vorschriften. Anschließend werden die bestehenden Compliance-Richtlinien, Standardarbeitsverfahren, Metriken zur Messung der Compliance sowie Methoden zur Messung und Berichterstattung über die Compliance-Leistung eingehend überprüft. Die Überprüfung dieser Daten ist für die Aufdeckung von Lücken und die Feststellung, ob weitere Informationen erforderlich sind, vor dem Ändern oder Hinzufügen neuer Richtlinien und Verfahren unerlässlich.

Lückenanalysebericht

Ein schriftlicher Abschlussbericht enthält eine Zusammenfassung der festgestellten Schwachstellen oder Mängel und Ausnahmen in Ihrem Compliance-Programm. Am wichtigsten ist jedoch, dass der Bericht eine Liste von Maßnahmen enthält, um Schwachstellen zu beheben und um Ihr Unternehmen in vollem Umfang und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu bringen. Abhilfemaßnahmen können die Verbesserung der Schulung der Mitarbeiter, die Änderung der Standardarbeitsanweisungen oder die Schaffung völlig neuer SOPs und die Einführung stärkerer interner Kontrollen umfassen. Meistens identifizieren Abhilfemaßnahmen auch neue Benchmark-Messgrößen zur Messung der Compliance-Leistung.