Gründe für ein Lohnkonto

Zwar gibt es viele Gründe für ein separates Lohnkonto, der wichtigste ist jedoch die interne Kontrolle des Unternehmens. Die Mitarbeiter, die in einem Unternehmen die Lohnbuchhaltung abwickeln, haben normalerweise keinen Zugriff auf andere Bereiche der Buchungsbücher des Unternehmens und umgekehrt. Erstellen Sie ein separates Abrechnungskonto, um die internen Kontrollen einzuhalten.

Getrennte Transaktionen

Ein Grund für ein separates Abrechnungskonto besteht darin, die Abrechnungstransaktionen von den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zu trennen. Payroll-Transaktionen fügen jeden Monat viele zusätzliche Transaktionen hinzu und können zu Verwirrung führen, wenn Sie versuchen, das Bankkonto am Monatsende abzustimmen.

Interne Kontrollen

Die Person, die die Verbindlichkeiten eines Unternehmens abwickelt, ist im Allgemeinen nicht zur Abrechnung berechtigt. Nach allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) sind die Rechnungslegungspflichten zur Erhöhung der inneren Sicherheit getrennt, um sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter zu schützen. Die Gehaltsabrechnung ist vertrauliche Information, und wenn die Bankkonten kombiniert würden, hätte die Person, die das Bankkonto abgeglichen hat, beispielsweise der Kreditor, Zugang zu den Gehaltsabrechnungsinformationen. Durch die Trennung des Abrechnungskontos vom Hauptprüfkonto bleiben die internen Kontrollen erhalten, und der Zugriff der Benutzer auf Informationen ist nicht zulässig.

Sicherheitsschichten hinzugefügt

Durch ein separates Lohnkonto wird das Bankensystem Ihres Unternehmens um eine weitere Sicherheitsebene erweitert. Das Lohnkonto kann an das Hauptbankkonto des Unternehmens gebunden werden, sodass bei Bedarf Geld vom Hauptkonto auf das Lohnkonto gezogen wird. Die Gehaltsabrechnungsprüfungen sind jedoch nicht direkt mit dem Hauptbankkonto des Unternehmens verknüpft.

Versöhnung

Der Abgleich der Buchhaltung umfasst mehr als nur das Abgleichen des Bankkontos. Wenn die Abrechnung abgeglichen wird, wird sie auf verschiedene Aufwandskonten im Buchhaltungssystem eines Unternehmens verteilt. Einige Gehälter beziehen sich direkt auf die Produktionskosten, andere beziehen sich speziell auf die Gemeinkosten. Das Abgleichen dieser Konten ist einfacher, wenn Sie nur zwischen dem Lohnkonto der Firma und den verschiedenen Konten wechseln müssen, auf denen die Lohnkosten verteilt werden. Dies macht es auch einfacher, wenn Sie vierteljährliche Steuerzahlungen bezahlen und abgleichen müssen. Die Regierung möchte auch, dass 401.000 Beiträge getrennt von anderen Buchhaltungsaktivitäten verwaltet werden, und ein separates Lohnkonto erlaubt dies.