Der Zweck der Notfallplanung

Niemand kann die Zukunft vorhersagen oder wie sich externe Ereignisse und Marktbedingungen auf seine Fähigkeit auswirken werden, weiter zu funktionieren. Unternehmen können sich jedoch auf Ereignisse vorbereiten, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen. Mithilfe eines „Was wäre, wenn“ -Prozesses entwickeln Organisationen Notfallpläne, die manchmal als „Business Continuity-Pläne“ bezeichnet werden, um unbekannte Szenarien zu ermitteln, die sich auf ihren Betrieb auswirken können, wie etwa Erdbeben, Brände, Gewalt und andere Situationen und wie sie auf jedes Szenario reagieren.

Was ist Notfallplanung?

Eine Eventualität ist ein Ereignis, das außerhalb des Bereichs normaler Betriebsabläufe auftritt und die Funktionsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigen kann. Einfach ausgedrückt, die Notfallplanung dient der Vorbereitung und ist ein wesentlicher Bestandteil der regulären Betriebsplanung. Ein Notfallplan ist ein Entwurf für den Umgang mit ungewöhnlichen Ereignissen. Unabhängig von der Größe benötigen alle Organisationen Notfallpläne.

Warum braucht ein Unternehmen Notfallziele?

Der Zweck eines Notfallplans besteht darin, einer Organisation zu ermöglichen, nach einem unvorhergesehenen Ereignis so schnell wie möglich zum Tagesgeschäft zurückzukehren. Der Notfallplan schützt die Ressourcen, minimiert die Unannehmlichkeiten für die Kunden, identifiziert die wichtigsten Mitarbeiter und weist im Zusammenhang mit der Wiederherstellung bestimmte Verantwortlichkeiten zu. Zum Beispiel kann die Personalabteilung Evakuierungspläne für Mitarbeiter entwickeln. Programme zur Unterstützung von Mitarbeitern unterstützen, z. B. Gesundheitsfürsorge oder Arbeitnehmerentschädigung; oder Leiharbeiter einstellen, wenn nötig.

Notfallpläne sind sowohl organisationsweit als auch abteilungsspezifisch. Beispielsweise verfügen Informationsdienstabteilungen normalerweise über einen Notfallwiederherstellungsplan, um Unternehmensdaten, einschließlich Computerhardware, Software und Bedienungsanleitungen, zu schützen, wiederherzustellen und zu verwenden.

Wer ist für die Risikokontrolle verantwortlich?

Die oberste Führungsebene trägt die Gesamtverantwortung für die Notfallplanung, einschließlich der Finanzierung der Arbeit zur Entwicklung, zum Testen und zur Pflege des Plans. Viele Organisationen benennen einen Koordinator oder Manager für einen Notfallplan, der die Gesamtverantwortung für die Entwicklung und Pflege des Plans trägt. In einem kleinen Unternehmen kann der Koordinator der Eigentümer oder ein Manager sein. Sie kommuniziert mit den Mitarbeitern und schult sie auf dem Plan und ihren Verantwortlichkeiten. Sie testet den Plan regelmäßig anhand von simulierten Situationen, um Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, und aktualisiert den Plan, um Änderungen in der Organisation und Technologie widerzuspiegeln.

Die Fragen der Stakeholder und die regulatorischen Anforderungen werden ebenfalls in den Planungsprozess einbezogen. Wenn sich beispielsweise ein Hurrikan in diesen Bereich bewegt, verfügen die Kundenbetreuer über ein Skript oder eine Checkliste, über die sie mit jedem Kunden kommunizieren können.

Tipps zur Entwicklung eines Notfallplans

Die Entwicklung eines Notfallplans beginnt mit der Ermittlung der für den Geschäftsbetrieb wesentlichen Funktionsbereiche. Anschließend werden die wichtigsten Schritte für jeden Bereich wie folgt beschrieben:

  • Bestimmen Sie, wie sich jede Situation wie Feuer oder Überschwemmung auf diese Schlüsselbereiche auswirken würde. welche Maßnahmen würden ergriffen werden; und die Ressourcen, die für jeden benötigt werden.

  • Legen Sie Ziele für die Rückkehr zu den wesentlichen Vorgängen fest und kehren Sie zum normalen Betrieb zurück.

  • Identifizieren Sie jeden erforderlichen Prozess und dokumentieren Sie jeden Schritt des Prozesses, was zu tun ist, zusammen mit den Mitarbeitern und anderen Ressourcen, die zur Durchführung der Arbeit erforderlich sind.

  • Entwickeln Sie Pläne für jeden Funktionsbereich und die Organisation als Ganzes und testen und verfeinern Sie die Pläne regelmäßig.

  • Implementieren Sie schließlich einen Kommunikations- und Schulungsplan, um die Mitarbeiter über Änderungen zu informieren und sie an ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erinnern.