Tipps zum Projektkoordinator

Projektkoordination und -management erfordern vielfältige Fähigkeiten und Kenntnisse. Glücklicherweise hat sich der Beruf des Projektmanagements in den letzten Jahren weiterentwickelt. Das Project Management Institute bietet Zertifizierungen für mehrere Nachweise an. Ein erfolgreicher Projektkoordinator in einem kleinen Unternehmen verwendet die Tipps, Techniken und Tools, die auf Websites wie PM Tools veröffentlicht sind, um ihr und dem Projektteam zu helfen, die Jobaufgaben pünktlich und im Rahmen des Budgets zu erledigen und sicherzustellen, dass sie gut ausgeführt werden.

Initiieren

Effektive Projektkoordinatoren erfassen die Geschäftsanforderungen von den Stakeholdern zu Beginn der Arbeit, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Durch die Analyse der Bedürfnisse der Interessengruppen, die Lösung von Konflikten und die zeitnahe Kommunikation von Entscheidungen wird sichergestellt, dass ein Projektkoordinator das Team dazu bringen kann, das Produkt oder die Dienstleistung zeitnah zu entwickeln. Effektive Projektkoordinatoren füllen normalerweise von Experten entwickelte Vorlagen aus, um ihre Ergebnisse zu dokumentieren. Beispielsweise bietet die Microsoft Office Templates-Website Zugriff auf Projektverwaltungsdokumentvorlagen.

Planung

Bei der Planung werden normalerweise Dokumente entwickelt, z. B. ein detaillierter Projektplan mit einer Projektstruktur, zugewiesenen Ressourcen und einem Budget. Effektive Projektkoordinatoren nutzen diese Pläne, um formelle Genehmigungen von Stakeholdern und Sponsoren einzuholen. Projektkoordinatoren für kleine Unternehmen können freie Software wie Zoho, dotProject oder GanttProject verwenden, um einen umfassenden Plan zu erstellen. Diese Tools bieten eine kostengünstige Alternative zum Kauf einer teuren Projektkoordinations- und -managementsoftware, die ein kleines Unternehmen möglicherweise nicht wirklich benötigt.

Ausführen

Zu Beginn der Projektarbeit steuert ein effektiver Projektkoordinator die Aktivitäten und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über die Fähigkeiten, Kenntnisse und Vorräte verfügen, um ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Um effektiv koordinieren zu können, muss das Projektteam schnell auf Bedrohungen und Chancen reagieren. Um diese Risiken erfolgreich zu managen, ist es in der Regel erforderlich, ein Risikoregister zu führen, in dem potenzielle Ereignisse definiert werden, die sich auf das Projekt auswirken können. Mithilfe von kollaborativen Technologien wie Microsoft SharePoint, Jive oder anderen Plattformen können der Projektkoordinator und die Teammitglieder relevante Informationen gemeinsam nutzen, damit die Arbeit planmäßig verläuft.

Überwachen und kontrollieren

Während der Überwachung und Kontrolle eines Projekts fragt ein erfolgreicher Projektkoordinator nach Statusberichten von Teammitgliedern und stellt sicher, dass qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen produziert werden. Um ein Team zu leiten, werden häufig Prozesse nach Verbesserungspotenzialen analysiert. Effektive Projektkoordinatoren helfen ihrem Unternehmen, Wettbewerbsvorteile zu erlangen und zu sichern, indem es schnellere, billigere und bessere Wege zur Erzielung von Ergebnissen findet. Erfolgreiche Koordinatoren bitten die Vorgesetzten um Hilfe, wenn sie diese brauchen.

Schließen

Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, beginnen effektive Projektkoordinatoren nicht nur mit dem nächsten Projekt, sondern reflektieren den abgeschlossenen Aufwand. Sie feiern den Erfolg. Sie dokumentieren auch die Probleme, die das Team überwunden hat, sodass jeder vermeiden kann, den gleichen Fehler ein zweites Mal zu machen. Projektkoordinatoren sollten die gewonnenen Tipps mit anderen Mitarbeitern und Berufsverbänden teilen. Small Business-Projektkoordinatoren profitieren auch von der Lektüre der auf der Website des Project Management Institute verfügbaren Fallstudien, Whitepapers und anderen Dokumente. Sie können diese Informationen verwenden, um spätere Projektkoordinierungsmaßnahmen zu verbessern.