Grundsätze für das Schreiben von Geschäftsbriefen

Das Schreiben eines effektiven Geschäftsbriefs ist eine wichtige Fähigkeit, unabhängig davon, welche Art von Job Sie ausüben. Obwohl die geschäftliche Kommunikation mit dem Aufkommen des Internets und der E-Mail viel lockerer geworden ist, gibt es immer noch Zeiten, in denen ein förmlicher Brief erforderlich ist. Wenn Sie die Grundlagen des Schreibens von Geschäftsbriefen verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Brief klar und präzise ist.

Ordentlich und sauber

Geschäftsbriefe sollten ordentlich und fehlerfrei sein. Einige Unternehmen verlangen ein einheitliches Format und eine standardisierte Schriftart, um die Einheitlichkeit der Korrespondenz zu gewährleisten. Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, prüfen Sie, ob eine Geschäftsbriefvorlage verfügbar ist. Die Verwendung einer Vorlage erleichtert das Befolgen des Unternehmensformats. Wenn Ihr Unternehmen keine Vorlage verwendet, folgen Sie den grundlegenden Geschäftsbriefformaten. Geben Sie die Adresse des Empfängers oben links auf der Seite ein. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie das Datum ein. Beginnen Sie den Brief mit Sehr geehrter Herr, Frau oder Frau, es sei denn, Sie sind mit dem Empfänger sehr gut vertraut. Überspringen Sie eine Zeile zwischen den einzelnen Absätzen und schließen Sie den Buchstaben mit "Mit freundlichen Grüßen" gefolgt von Ihrem Namen und Titel.

Erkläre deinen Standpunkt

Verwenden Sie den ersten Absatz, um den Zweck des Schreibens kurz zu erläutern. Ihr erster Satz könnte lauten: „Eine kürzlich durchgeführte Überprüfung von Bauaufträgen hat mehrere Kostenüberschreitungen ergeben“ oder „Wir möchten Ihnen einen Rabatt von 15 Prozent für Ihren nächsten Druckauftrag anbieten.“ Geben Sie den Zweck klar an und vermeiden Sie Fachjargon oder hochtechnische Sprache . Wenn eine Sekretärin oder ein Assistent die E-Mail des Empfängers liest, sollten Sie sicherstellen, dass die Person die Bedeutung Ihres Schreibens versteht, auch wenn sie keinen technischen Hintergrund hat.

Details, Details, Details

Erweitern Sie den ersten Absatz mit weiteren Details. Sie könnten erwähnen, dass beim Bau der Aufzugsschächte des Gebäudes Kostenüberschreitungen aufgetreten sind, oder dass der Preisnachlass von 15 Prozent für Druckaufträge gilt, die mehr als 100 US-Dollar kosten. Kurze, prägnante Briefe werden möglicherweise mit größerer Wahrscheinlichkeit gelesen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie genügend Details angeben, damit der Empfänger den Grund für den Brief vollständig versteht. Beachten Sie, dass der Ton Ihres Briefes die Art und Weise beeinflussen kann, in der der Leser ihn wahrnimmt. Das Purdue Online Writing Lab empfiehlt, möglichst positive Wörter zu verwenden und sich auf das zu konzentrieren, was Ihr Unternehmen tun kann, und nicht auf das, was es nicht kann.

Das Ende

Beenden Sie Ihren Brief mit einer Aufforderung, die den Empfänger auffordert, Maßnahmen zu ergreifen. Sie könnten beispielsweise schreiben: "Bitte geben Sie mir die neuesten Kostenprognosen bis Dienstag an" oder "Rufen Sie mich an, um von Ihrem Rabatt zu profitieren." Geben Sie dem Empfänger mehrere Möglichkeiten, mit Ihnen in Kontakt zu treten, wie z eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse. Bevor Sie den Brief unterschreiben und in die E-Mail schreiben, überprüfen Sie ihn auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.