Anweisungen zur Inventurzählung

Das Inventar ist für fast alle kleinen Unternehmen ein Hauptanliegen. Inventur ist besonders wichtig, wenn Sie mit dem Verkauf von Produkten handeln. Sie müssen über eine genaue Anzahl aller Artikel verfügen, damit Sie wissen, was Sie zur Verfügung haben, um Kunden anzubieten und Aufträge auszuführen. Selbst wenn Sie streng im Service tätig sind, ist eine Bestandsaufnahme von Bürogeräten und anderen Materialien für Ihr Unternehmen unerlässlich, damit Sie das bekommen, was Sie brauchen, wenn es benötigt wird.

Schriftliche Richtlinien

Legen Sie schriftliche Richtlinien für die Zählung physischer Gegenstände in Ihrem Inventar fest. Legen Sie für jeden Artikel eine Beschreibung fest, die eine Bestandsnummer oder einen anderen Identifizierungscode enthalten kann. Schreiben Sie eine eindeutige Schritt-für-Schritt-Methode zur Zählung. Verwenden Sie solche Anweisungen wie "Bereich mit zu inventarisierenden Bereichen mit eindeutigen Markierungen, die Sie nach Zählungen entfernen" und "Elemente von links nach rechts und von oben nach unten zählen". Führen Sie gegebenenfalls einen sachgemäßen Umgang mit dem Material durch und machen Sie deutlich, dass Gegenstände nicht entfernt, sondern in ihre ursprünglichen Positionen zurückgebracht werden sollen. Die Simplestudies-Website besagt, dass das Aufzeichnen Ihres Inventars beispielsweise das Aufbringen von Informationen auf Indexkarten, das Verwenden von Protokollblättern oder das Investieren in Barcodeleser umfasst, die barcodierte Elemente direkt in eine elektronische Datenbank eingeben können, wenn Sie die Reader zum Scannen jedes Elements verwenden. Bereiten Sie für jede Person in Ihrem kleinen Unternehmen eine Kopie Ihrer Bestandsrichtlinien vor. Anweisungen nach Bedarf korrigieren.

Mündliche Anweisungen

Während Ihre Mitarbeiter eine schriftliche Kopie der Inventurverfahren zu schätzen wissen und benötigen, müssen Sie auch mündliche Anweisungen geben. Mike Kraus von Dun und Bradstreet Credibility Corp, empfiehlt Ihnen, den genauen Prozess zu erläutern, durch den die Inventur Ihres Unternehmens durchgeführt wird. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern als Gruppe, damit jede Person ihre zugewiesene Rolle kennt. Sie können es so organisieren, dass eine Person Elemente zählt, während eine andere Person die Anzahl in einem Logbuch erfasst. Die Art Ihres Unternehmens bestimmt, ob Sie für Warenbestände, Büroausstattung, Verbrauchsmaterial oder andere Materialien getrennte Bestände durchführen müssen. Es muss sichergestellt werden, dass alle, die die Zählung durchführen, dieselben konsistenten Richtlinien verwenden. Führen Sie häufige Überprüfungen der Zählungen der einzelnen Personen durch, um die Genauigkeit zu prüfen und auftretende Probleme zu beheben.

Einzelne zählt

Viele Artikel in Ihrem Kleinbetriebsbestand können einzeln gezählt werden. Sie könnten beispielsweise 300 Umschläge, fünf Drucker, einen Kopierer und zehn Briefmarkenbücher zählen. Anweisungen zum Zählen einzelner Artikel sind daher im Wesentlichen unkompliziert. Sie können entscheiden, wie detailliert Sie sein müssen, wenn Sie die Artikel in Ihrem Inventar durchführen und aufzeichnen. Beispielsweise können Sie sich entscheiden, die Gesamtzahl der Etiketten zu zählen, die Ihr Unternehmen zur Verfügung hat, oder Sie können diese Elemente nach Größe oder Farbe sortieren und zählen. Stellen Sie sicher, dass Ihre spezifischen Anweisungen klar und detailliert sind.

Nach Gewicht

Einige der Artikel Ihres Unternehmens sind möglicherweise zu klein und zahlreich, um die Anzahl der Einzelpersonen durchführbar zu machen. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen beispielsweise um einen kleinen Baumarkt handelt, haben Sie wahrscheinlich eine Vielzahl winziger Schrauben, Nägel und Bolzen. Bei dieser Art von Inventar werden Sie wahrscheinlich Stückzahlen nach einer anderen Methode erhalten, als jeden Artikel zu zählen. Legen Sie stattdessen eine kleine Anzahl von Gegenständen (z. B. 20) auf eine Waage, um das Gewicht dieser Sammelstücke zu bestimmen. Wenn zum Beispiel die 20 Stück 20 Gramm wiegen, wissen Sie, dass jedes Stück ein Gramm wiegt. Sie können dann den gesamten Bestand auf einer Waage wiegen, durch das Gewicht eines Stücks teilen und bestimmen, wie viele Einzelstücke Sie haben.