Petty Cash-Protokoll

Die Geschäftsbuchhaltung wäre relativ einfach und unkompliziert, wenn alle Einkäufe auf die gleiche Art und Weise erfolgen könnten, z. B. per Scheck oder Kreditkarte. Tatsächlich sind einige Einkäufe jedoch zu klein für Schecks oder Gutschriften, und einige Anbieter akzeptieren nur eine begrenzte Auswahl an Zahlungsoptionen. Darüber hinaus ist ein Manager oder Inhaber, der zum Unterzeichnen von Schecks berechtigt ist, möglicherweise nicht immer anwesend, wenn den Mitarbeitern die Vorräte wie Büroklammern ausgehen. Ein Kassenfonds bietet ein Format für die Erstellung und Verfolgung dieser unvermeidlichen kleinen, zufälligen Ausgaben.

Einrichtung des Fonds

Um einen kleinen Kassenfonds einzurichten, benötigen Sie eine Schachtel, eine Geldsumme und ein Blatt Papier oder Notizbuch, die Sie als Kassenbuch verwenden können. Für kleine Startkapitalgelder können Sie einen Business-Check einlösen und in der Notiz vermerken, dass das Geld für geringfügiges Bargeld ist. Diese Dokumentation ermöglicht es Ihnen, den Geldfluss zwischen Ihrem Girokonto und Ihrem Bargeldkonto zu verfolgen und diese Überweisung in Ihr Buchhaltungssystem zu integrieren.

Petty Cash Log

Ihr Kassenlogbuch enthält eine Aufstellung der Beträge, die in Ihrem Kassenfonds eingehen und aus diesem aussteigen. Es enthält Felder zum Festlegen von Startgeldern sowie Informationen zu jeder Transaktion, einschließlich des Datums, des bezahlten Betrags und des Kaufpreises. Ein Kassenprotokoll sollte auch ein Feld zur Berechnung des Kontostands oder des verbleibenden Betrags enthalten, nachdem Sie Geld hinzugefügt oder ausgegeben haben. Ein Kassenprotokoll ist ein Werkzeug zum Dokumentieren von Kassenkäufen für Buchhaltungszwecke sowie eine Möglichkeit, Buchhaltungsinformationen mit Bargeld abzustimmen.

Verwendung des Fonds

Die Größe und die Kultur Ihres Unternehmens bestimmen, wer Zugriff auf den Kassekasse hat, sowie das Protokoll für den Abzug von Geldern, um Ausgaben zu tätigen. Ein großes Unternehmen mit einer formellen Buchhaltungsabteilung und mehreren Managementebenen wird wahrscheinlich seine Kassenkasse gesperrt halten und einen Manager oder Vertreter der Buchhaltungsabteilung mit der Verwaltung des Fonds beauftragen. Ein kleineres, eng geführtes Unternehmen, in dem die meisten Mitarbeiter an der Verwaltung des Bargeldes des Unternehmens beteiligt sind, wird über weniger formale Protokolle verfügen, z. B. das Entsperren der Box und den Zugang zu allen Mitarbeitern.

Versöhnung

Der Betrag in Ihrem Kassenbestand sollte der in Ihrem Kassenbuch angegebenen Gesamtsumme entsprechen. Damit diese Beträge übereinstimmen, müssen alle Auszahlungen genau erfasst werden. Alle Änderungen sollten an den Fonds zurückgegeben werden, und alle Berechnungen im Kassenbuch müssen korrekt durchgeführt werden. Wenn der Betrag in Ihrer Kasse nicht mit dem in Ihrem Protokoll erfassten Betrag übereinstimmt, überprüfen Sie das Protokoll zunächst auf Fehler, zusätzlich und subtrahieren Sie. Wenn Sie immer noch Unstimmigkeiten feststellen, sollten Sie den Zugang zum Fonds einschränken.