Auswirkungen auf die Personalabrechnung von Arbeitgebern, die von Arbeitgebern bereitgestellt werden

Die Vorschriften bezüglich der steuerlichen Folgen von Mobiltelefonen, die von Arbeitgebern bereitgestellt werden, waren bis 2010 verwirrend und verwaltungstechnisch schwierig. Der Internal Revenue Service vereinfachte die strengen Regeln für die Anrufverfolgung, sodass die meisten für geschäftliche Zwecke verwendeten Mobiltelefone für den Arbeitnehmer nicht mehr steuerpflichtig sind. Wenn jedoch der Mitarbeiter stattdessen eine Zulage für ein Mobiltelefon erhält, ist dies häufig steuerpflichtig.

Steuerpflichtige Leistungen

Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer etwas anderes als Löhne gibt, lautet die allgemeine Regel, dass er für den Arbeitnehmer in dem Umfang steuerpflichtig ist, in dem der Arbeitnehmer davon profitiert. Mit anderen Worten, wenn es zum Nutzen des Arbeitgebers ist, ist es nicht steuerpflichtig, aber wenn es einen Vorteil für den Arbeitnehmer darstellt, ist es das. Wenn beispielsweise ein Arbeitgeber seinen Angestellten Computer zur Verfügung stellt, auf denen er seine Arbeit verrichten kann, ist dies für die Angestellten kein Vorteil und daher nicht steuerpflichtig. Wenn ein Arbeitgeber seinen Angestellten Geschenkgutscheine gibt, um in ein Restaurant zu gehen, ist dies für den Angestellten steuerpflichtig. Einige Artikel haben sowohl einen geschäftlichen als auch einen persönlichen Nutzen, z. B. die persönliche Laufleistung in einem vom Arbeitgeber bereitgestellten Auto. Der persönliche Teil dieser Gegenstände ist steuerpflichtig.

Handynutzung

Von Arbeitgebern bereitgestellte Mobiltelefone werden häufig für persönliche Anrufe des Arbeitnehmers verwendet. Dieser Teil der Telefonbenutzung war bis 2010 dem Mitarbeiter gegenüber steuerpflichtig. Dies erforderte, dass der Mitarbeiter alle Anrufe aufzeichnete und diese in private und geschäftliche Nutzung aufteilte. Im Jahr 2010 hat der IRS offiziell anerkannt, dass dies sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine unnötige Belastung darstellt und sich für die IRS aus administrativer Sicht schwer durchsetzen lässt. Seit dem 1. Januar 2010 gibt es keine von Arbeitgebern angebotenen Mobiltelefone, die einen steuerpflichtigen Bestandteil haben. Ab diesem Veröffentlichungsdatum erwartet der IRS vom Kongress Anweisungen, ob dies eine dauerhafte Ausnahme von den Nebenleistungsregeln sein soll.

Zulagen

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein monatliches Bargeld für ein Mobiltelefon gewährt, können sich je nach Art der Vereinbarung steuerliche Konsequenzen ergeben. Wenn der Arbeitgeber verlangt, dass der Angestellte Aufzeichnungen über die Nutzung des Telefons führt, den aufgewendeten Betrag abrechnet und nicht in Anspruch genommene Teile der Vergütung zurückzahlen, ist er für den Angestellten nicht steuerpflichtig. Wenn der Arbeitnehmer eine pauschale Zulage erhält und nicht zur Rechenschaft gezogen werden muss, wird er dem Arbeitnehmer zu versteuernden Einkünften.

Abzug der Mobiltelefonkosten

Wenn ein Arbeitnehmer eine steuerpflichtige Zulage für ein Mobiltelefon erhält, darf er auch die Kosten des Mobiltelefons von seiner Steuer absetzen. Alle zulässigen Mitarbeiterausgaben werden auf Formular 2106 abgerechnet und der Betrag wird als Einzelkosten in den Zeitplan A übertragen. Die Summe der Personalaufwendungen sowie der übrigen Einzelkosten muss mehr als 2% des angepassten Bruttoeinkommens betragen, um abzugsfähig zu sein.