Checkliste zur Gehaltsabrechnung

So wie Sie Routineprüfungen für andere Hauptbuchaktivitäten durchführen, sollten Sie auch die Lohnkonten prüfen. Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob die Transaktionen, die über das Personalabrechnungssystem Ihres Unternehmens gebucht werden, genau sind, um Sie vor den mit Berechnungsfehlern und potenziellen Betrug verbundenen Verlusten zu schützen. In kleineren Unternehmen ist eine vollständige Lohnsummenprüfung praktikabler als in größeren Unternehmen, in denen nur eine repräsentative Stichprobe genommen wird.

Überprüfen Sie den Beschäftigungsstatus

Überprüfen Sie die Liste der während des Prüfungszeitraums ausgegebenen Gehaltsschecks. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die einen Gehaltsscheck erhalten haben, während der Zeit, zu der der Gehaltsscheck ausgestellt wurde, aktiv im Unternehmen beschäftigt waren.

Zahlung bestätigen

Überprüfen Sie das Gehalt oder den Stundensatz im Abrechnungssystem für jeden der während des Zeitraums bezahlten Mitarbeiter. Vergleichen Sie den Tarif im Abrechnungssystem mit dem Betrag, der dem Mitarbeiter tatsächlich ausbezahlt wurde, um sicherzustellen, dass die Berechnungen des Bruttogehalts korrekt sind. Wenn Sie Fragen haben, überprüfen Sie den Lohnsatz im Abrechnungssystem anhand des Arbeitsvertrags oder der aktuellsten Leistungsprüfung, die bei der Personalabteilung hinterlegt ist.

Berechnete Arbeitsstunden

Überprüfen Sie die für jeden Mitarbeiter insgesamt geleisteten Arbeitsstunden anhand der Zeitkarten oder des anderen Zeiterfassungssystems für diesen Zahlungszeitraum. Stellen Sie sicher, dass die gemeldeten Stunden den Stunden auf dem Gehaltsscheck entsprechen. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter, der ein Kranken- oder Urlaubsgeld erhalten hat, zum Zeitpunkt der Zahlung berechtigt war und Zeit in den Büchern hatte.

Überprüfen Sie die Ledger-Konten

Prüfen Sie die in den Abrechnungskonten gebuchten Vorgänge mit dem Gesamtabrechnungsaufwand der Periode. Überprüfen Sie das Urlaubsgeld, die persönliche Zeit und andere damit verbundene Abrechnungskosten anhand der Transaktionen, die in den entsprechenden Hauptbuchkonten gebucht werden.

Kontoauszüge abgleichen

Stellen Sie sicher, dass alle stornierten Schecks für das Abrechnungskonto mit den von der Personalabteilung ausgestellten Abrechnungsschecks übereinstimmen. Das Konto der Gehaltsabrechnung sollte nur Transaktionen anzeigen, die von den Abrechnungsberichten bestätigt wurden. Stellen Sie sicher, dass keine der Schecks geändert zu sein scheint und dass die Beträge der stornierten Schecks mit den Beträgen der Transaktionsberichte aus dem Abrechnungsledger übereinstimmen.