Organisationstipps für Executive Assistants

Assistenten der Geschäftsführung bieten Führungskräften und Führungskräften auf höchster Ebene Unterstützung. Assistentinnen und Assistenten haben mehr Aufgaben als Sekretäre der Einstiegsklasse. Zu den wesentlichen Aufgaben eines leitenden Angestellten gehören die Schulung und Überwachung von untergeordneten Mitarbeitern, die Vorbereitung von Berichten, die Durchführung von Recherchen und die Vorbereitung von Reiseveranstaltungen für Manager und Führungskräfte. Um bei der Arbeit erfolgreich zu sein, muss ein Assistent der Geschäftsleitung über hervorragende Organisations- und Kundendienstfähigkeiten verfügen. Sie muss auch Fristen einhalten, auf Details achten und jederzeit ein professionelles Erscheinungsbild aufrechterhalten.

Mitschreiben

Ob durch ein elektronisches Kalendersystem oder einen praktischen Notizbuch-Organizer, Notizen, um Zeitpläne und andere Bürodetails zu verfolgen. Seien Sie systematisch dabei. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Arbeit mit Ihrem System alle Termine mit dem entsprechenden Namen und Ort auflisten. Fügen Sie alle Notizen oder Informationen hinzu, die Sie über das Meeting haben. Sie können insbesondere folgende Details hinzufügen, wenn Sie einen Termin vereinbaren: Name der Person, die die Besprechung beantragt hat, Datum der Besprechung, Worum es sich bei der Besprechung handelt, weitere Einzelheiten, die vor der Besprechung benötigt werden, eventuelle Elemente oder Unterlagen Dies ist für das Meeting erforderlich, Datum und Uhrzeit, zu der Sie das Meeting bestätigt haben, und mit wem Sie gesprochen haben.

Verwenden Sie Datenbanken

Es ist eine gute Idee, eine Datenbank mit allen relevanten Informationen zu führen, die Sie benötigen. Sie können eine Datenbank mit Kundenlisten oder Kontakten führen oder eine Datenbank mit Hotels, in denen die Führungskraft übernachtet hat. Durch das Führen von Datenbanken können Sie oder andere Personen im Büro sofortigen und einfachen Zugriff auf die Informationen haben, die für einen reibungslosen Ablauf des Führungsetages erforderlich sind. Microsoft Access ist ein wichtiges Werkzeug in der Datenbankorganisation, das zum Aufzeichnen und Aktualisieren von Dateien sowie zum Ausführen von vorgefertigten Berichten nützlich ist. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Access oder ein anderes Datenbankprogramm verwenden, können Sie Datenbanken in Microsoft Excel oder in einer anderen Datei aufbewahren, in der Sie Daten organisieren und verwenden können, um Berichte oder Client-Mail-Listen zu erstellen.

Erstellen Sie effektive Ablagesysteme

Ein effektives Ablagesystem spart viel Zeit beim Ablegen oder Abrufen von Informationen. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn Sie große Dateikategorien wie Anbieter, Produktlinien und Kunden behandeln. Sie können jeder Kategorie eine bestimmte Farbe zuweisen, durch die Abschnitte Ihres Ablagesystems visuell abgegrenzt werden. Platzieren Sie die am häufigsten aufgerufenen Dateien an der Vorderseite. Vergewissern Sie sich, dass Sie über ausreichend Farben verfügen, um Wiederholungen zu vermeiden. Sie können sogar Ihr farbcodiertes Ablagesystem mit Ihrem elektronischen Kalender synchronisieren, indem Sie dasselbe Farbschema verwenden.