Open System Organisationsstruktur

Die Theorie des offenen Systems ist eine biologische Theorie, die an die Theorien der Unternehmensorganisation angepasst wurde. Es mag seltsam erscheinen, dass die Biologie etwas mit dem Geschäft zu tun hat, aber die Theorie erkennt an, dass jedes System aus vielen Teilen besteht, die Ressourcen oder Daten intern und mit seiner externen Umgebung gemeinsam nutzen. Die Theorie des offenen Systems bezieht sich darauf, wie eine Organisationsstruktur den Informations- und Interaktionsfluss intern und mit der externen Umgebung beeinflusst. Es gibt drei allgemeine Denkrichtungen, die die Theorie des offenen Systems in die Organisationsstruktur übernommen haben.

Kontingenztheorie, um die Organisation flexibel zu machen

Diese Denkschule besagt, dass es mehr als einen Weg gibt, Dinge zu tun; Darin heißt es, dass kein einziges strukturelles System für ein Unternehmen am besten ist. Die effektivste Struktur trifft auf verschiedene Faktoren, die als Eventualitäten bezeichnet werden. Diese Eventualitäten ermöglichen es der Organisation, flexibel zu werden, da Umweltänderungen Anpassungen erfordern.

Diese Eventualitäten können zur Zentralisierung oder Dezentralisierung des Unternehmens, zur Änderung des Zeithorizonts oder zur Anpassung der Formalisierung gelten. Zwar gibt es oft Konflikte in Abteilungen, wenn die Kontingenztheorie verwendet wird, aber es wird als natürliche Umgebung für die besten Ideen und Kompromisse betrachtet, die an die Spitze gelangen.

Wenn beispielsweise ein Verkäufer jedem Interessenten eine 30-minütige Präsentation geben muss, ist dies ein geschlossenes System. Ein offenes System ermöglicht es dem Verkäufer, die Bedürfnisse des Kunden zu bewerten und die Präsentation auf fünf, zehn, 30 oder sogar 60 Minuten anzupassen, um den Bedürfnissen jedes Kunden gerecht zu werden. Diese Flexibilität ist eine Reaktion auf das externe Umfeld. Die Entscheidungen werden vom Mitarbeiter in Echtzeit getroffen.

Systemdesign wird von einem zentralen Manager gesteuert

Das Systemdesign wird von einem zentralen Manager gesteuert, um Prozesse und Abläufe zu verbessern. Während der Fluss analysiert wird, wird er in Segmente unterteilt, die als "Black Boxes" bezeichnet werden. Dies hilft, Probleme zu isolieren. Manager suchen nach Bereichen mit Stärken und Schwächen, die darauf abzielen, Stärken auszunutzen und gleichzeitig die Schwächen zu verbessern.

Da dieses System nicht alle Eventualitäten berücksichtigt, kann es zu Ausfällen zwischen Blackboxen kommen. Dadurch können Operationen angehalten werden, bei denen die Struktur ein miteinander verbundenes Kommunikationssystem ist.

Beispielsweise können geschlossene Systeme die Buchhaltung von anderen Abteilungen getrennt halten. In einem offenen System kann die Erlaubnis, dass die Buchhaltungsabteilung den Kundendienstmitarbeiter konsultiert, und der Kunde kann helfen, einen Konflikt schneller zu lösen, als wenn die Buchhaltungsabteilung nur Informationen aus einer Hand erhalten könnte.

Weicks Theorie der Organisation

Weick fügte der Open-Source-Theorie eine Wendung hinzu, indem er feststellte, dass der wichtige Faktor die Organisation und nicht die Organisation selbst ist. Führungskräfte sollten Prozesse betrachten, nicht die Struktur der Organisation. Die Personen in jeder Abteilung zeigen Verhalten, das die Situation widerspiegelt. Durch das Erstellen von Routinen wird Stabilität im Workflow erreicht.

Eine Organisation, die auf wachsende Sicherheitsbedenken der Mitarbeiter eingeht und einen neuen Sicherheitsprozess einführt, wird zum Beispiel wahrscheinlich eine Verbesserung der Einstellung der Mitarbeiter und damit auch der langfristigen Effizienz sehen.