So stoppen Sie den Office Supply Theft

Laut den Missouri Small Business and Technology Development Centers kostet der Diebstahl von Angestellten kleine Unternehmen jährlich rund 40 Milliarden US-Dollar. Die Mitarbeiter stehlen Geld, Zeit, Waren und Ausrüstungen, aber der Diebstahl von Büromaterialien macht einen erheblichen Teil des Verlusts aus. Die Gründe für den Diebstahl von Arbeitnehmern sind schlanke Wirtschaftszeiten, die Verweigerung von Gehaltserhöhungen und Beförderungen, Angst vor Entlassungen und Ärger gegenüber Arbeitgebern. Ein Diebstahlschutzplan sollte sich auf die Schaffung eines ethischen Umfelds durch klare Richtlinien und durchgängig angewandte Verfahren konzentrieren. Je kleiner das Geschäft, desto eher scheinen Overkill-Diebstahlverhütungsmaßnahmen zu sein, aber das kleine Unternehmen kann durch die Anhäufung kleiner Verluste hart getroffen werden. Mitarbeiter benötigen Büromaterial für ihre Arbeit. Unternehmen müssen die Betriebskosten kontrollieren, einschließlich der Kosten für den Ersatz gestohlener Büromaterialien.

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Untersuchen Sie die Prozesse des Unternehmens für den Kauf und Vertrieb von Büromaterial. Dies hilft, die Stellen zu identifizieren, an denen Diebstahl auftreten kann. Identifizieren Sie zum Beispiel Mitarbeiter, die häufig Ersatzartikel benötigen, oder fragen Sie nach dem Verschwinden von Büromaterial aus den öffentlichen Bereichen wie beispielsweise Poststellen.

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Führen Sie Hintergrundprüfungen durch und überprüfen Sie die Referenzen, bevor Sie Mitarbeiter einstellen. Treffen Sie keine Einstellungsentscheidungen aufgrund von Bauchgefühlen oder Empfehlungen von Freunden, Mitarbeitern oder Kollegen.

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Bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback und Vorschläge, um den Diebstahl von Büromaterial zu verhindern. Bitten Sie die Mitarbeiter, sich an dem Präventionsplan zu beteiligen, einschließlich Richtlinien, Verfahren und Folgen.

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Weisen Sie bestimmten Mitarbeitern den Einkauf und die Verteilung von Verbrauchsmaterial zu. Lassen Sie beispielsweise Ihre Buchhaltung bestellen und Ihr Büroleiter die Lieferungen überwachen und verteilen.

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Legen Sie einen Ort fest, an dem Büromaterial unter Verschluss gehalten werden kann (z. B. Schrank, Schrank oder Schreibtischschublade), und geben Sie bestimmten Mitarbeitern Zugriff. Eingeschränkter Zugriff gewährleistet Rechenschaftspflicht.

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Erstellen Sie klare und einfache Richtlinien für den Diebstahl von Büromaterial. Listen Sie die als Büromaterial definierten Artikel auf, wie z. B. Papier- und Bandspender, damit die Mitarbeiter wissen, was die Richtlinie abdeckt. Definieren Sie den Diebstahl in der Richtlinie, z. B. Entfernen von Verbrauchsmaterialien vom Arbeitsplatz zur Verwendung zu Hause.

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Beziehen Sie den Untersuchungsprozess in die Richtlinien ein, z. B. Anforderungen, um keine Vorwürfe zu erheben, bis Fakten gesammelt werden und das Unternehmen die durchgeführten Maßnahmen dokumentieren kann. Die Richtlinien sollten eine Methode für die Mitarbeiter enthalten, um mutmaßlichen Diebstahl und die Konsequenzen zu melden, mit denen Mitarbeiter konfrontiert werden, wenn sie beim Diebstahl von Büromaterial beschuldigt werden, wie Verweis, Suspendierung, Kündigung und rechtliche Schritte.

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Entwickeln Sie Verfahren für den Kauf und Vertrieb von Büromaterial und konzentrieren Sie sich auf die Ausgabenkontrolle. Eine Methode besteht darin, den Einkauf von Lieferungen auf monatliche oder vierteljährliche Bestellungen zu beschränken. Ihr Unternehmen kann jeden Mitarbeiter auffordern, die erforderlichen Artikel auf einem Bestellblatt aufzulisten, das von einem Manager oder einem anderen Vorgesetzten zur Genehmigung vorgelegt wird. Die Mitarbeiter müssen sich dazu verpflichten, Büromaterialien für einen bestimmten Zeitraum (z. B. einen Monat) zu verwenden oder bei Bedarf Material anzufordern.

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Verteilen Sie die Richtlinien und Verfahren in schriftlicher Form, fordern Sie die Mitarbeiter auf, das Dokument zu unterzeichnen und klar zu kommunizieren, dass das Unternehmen den Diebstahl von Bürobedarf ernst nimmt und es nicht als etwas anderes betrachtet, als Geld oder Waren zu stehlen.

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Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und geben Sie den Ton für Ethik und Vertrauen in das Unternehmen vor, indem Sie diese Werte in allen Unternehmensbereichen übernehmen und sicherstellen, dass der Diebstahlschutzplan fair und konsistent durchgesetzt wird.

Tipps

  • Vermeiden Sie es, emotional auf den Diebstahl am Arbeitsplatz zu reagieren, und nutzen Sie den Präventionsplan, um eine professionelle Antwort auf ein Geschäftsproblem zu finden.
  • Konsequenzen für den Diebstahl von Büromaterialien, die mit der Straftat übereinstimmen, sind zu beachten, die Vertraulichkeit zu wahren und dafür zu sorgen, dass die Abwicklung der Veranstaltung die Moral der Mitarbeiter oder die Bereitschaft zur zukünftigen Zusammenarbeit nicht beeinträchtigt.
  • Sorgen Sie für eine klare Überwachung der Mitarbeiter, die bei der Überwachung helfen und die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren anleiten.
  • Behandeln Sie die Mitarbeiter fair, lernen Sie sie kennen, fragen Sie nach und nutzen Sie ihre Beiträge und stellen Sie sicher, dass die Gehälter in Ihrer Branche wettbewerbsfähig sind.

Warnungen

  • Dokumentieren Sie Fälle von Diebstahl am Arbeitsplatz, da das Ermittlungsverfahren durchgeführt wird, und seien Sie vorsichtig, wenn Sie Vorwürfe machen, bevor die Fakten vorliegen. Falsche oder nicht nachgewiesene Anschuldigungen können zu Klagen führen.
  • Einige Unternehmen prüfen Bewerber anhand von „Ehrlichkeitstests“, bei denen es sich um standardisierte Fragebögen handelt, die für die psychologische Bewertung des Testteilnehmers konzipiert sind. Einige Fachleute glauben, dass die Tests ungenau sind und dass dies zu Bürgerrechten und Datenschutzproblemen führen kann. Ein Anwalt kann dem kleinen Unternehmen helfen, die Tests zu verwenden.