So reduzieren Sie die Nachteile des Projektumfangs

Der Projektumfang Ihres Unternehmens umfasst die Strategie und die Schritte, die zur Erstellung eines Produkts erforderlich sind. Ihr Projektumfang ist anfällig für Probleme mit Budgetierung, Produktion und unvorhergesehenen Umständen. Wenn Sie die Nachteile Ihres Projektumfangs nicht reduzieren, kann es sein, dass Ihr Unternehmen das neue Produkt nicht erstellt, wodurch die Zeit der Mitarbeiter und die Ressourcen des Unternehmens verschwendet werden.

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Identifizieren Sie die Nachteile, denen Ihr Projektumfang begegnen kann. Sie können nicht davon ausgehen, dass jeder die möglichen Probleme und Nachteile kennt, die sich auf Ihren Projektumfang auswirken könnten. Darüber hinaus denken einige Ihrer Teammitglieder über die Nachteile des Projektumfangs nach, die andere nicht tun. Bitten Sie jedes Teammitglied, Ihre Gedanken über die möglichen Nachteile des Projekts aufzuschreiben. Nachdem alle Benutzer eine Liste mit Nachteilen erstellt haben, erstellen Sie die Liste auf einem Whiteboard oder Dokument, damit jeder sie sehen kann.

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Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit, dass jeder Nachteil auftritt, und konzentrieren Sie sich auf die wahrscheinlichsten Nachteile. Ihre Teammitglieder werden wahrscheinlich eine lange, detaillierte Liste von Projektnachteilen aufstellen, aber nur wenige davon werden Ihre Arbeit wahrscheinlich erheblich beeinträchtigen. Beispielsweise können Zeit- und Kosteneinschränkungen erhebliche Bedrohungen für Ihren Projektumfang darstellen. Wenn Sie wissen, dass die Zeit kurz ist, sollten Sie es in der Liste der Nachteile aufstellen.

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Machen Sie einen Plan, um mit jedem Nachteil umzugehen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Sie nicht viel Zeit haben, um ein Projekt abzuschließen, sprechen Sie mit Ihren Teammitgliedern darüber, wie Sie in kürzerer Zeit mehr Arbeit erledigen können. Vielleicht sollte jedes Teammitglied mehr als eine Aufgabe haben, auf die Sie sich konzentrieren können, um Zeit zu sparen. Wenn das Budget für Ihr Projekt knapp ist, sollten Sie in jeder Phase des Projektumfangs Geld sparen. Sie können auch bestimmte Auslöser festlegen, die Ihre Pläne zur Reduzierung von Nachteilen implementieren. Wenn beispielsweise das Budget Ihres Projekts unter einen bestimmten Punkt fällt, können Sie Maßnahmen zur Kostensenkung im Notfall ergreifen.

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Weisen Sie ein Teammitglied zu, um sich auf die Nachteile des Projektumfangs zu konzentrieren. Das Teammitglied dient als ständige Überwachung des Projektfortschritts. Das Teammitglied kann den Projektumfang an verschiedenen Stellen während des Projekts analysieren, um sicherzustellen, dass Sie Nachteilen entgegenwirken. Wenn für das Projekt zum Beispiel das Geld knapp wird, kann das Teammitglied ein Meeting abhalten und das Problem mit anderen Teammitgliedern besprechen.