So bereiten Sie sich vor, einen Newsletter zu schreiben

Durch das Schreiben eines internen oder externen Unternehmensnewsletters können Sie mit Mitarbeitern, Kunden, Kunden oder der Öffentlichkeit in Kontakt bleiben. Bevor Sie Ihren Newsletter schreiben, müssen Sie Ihrer Publikation einen Namen geben und mehrere wichtige Entscheidungen in Bezug auf Ihren redaktionellen Inhalt und Ihre redaktionellen Richtlinien, Ihre Zielgruppe, Produktionspläne und Vertriebswege treffen. Sie müssen auch entscheiden, ob Sie Werbung verkaufen, um die Kosten auszugleichen.

Leserschaft und Inhalt

Wenn Sie wissen, wer Ihre Leser sind, können Sie den am besten geeigneten Inhalt für Ihren Newsletter bestimmen. Ein interner Newsletter für Mitarbeiter könnte beispielsweise Aktualisierungen aus verschiedenen Abteilungen, Nachrichten zu strategischen Planungsinitiativen des CEO, Ankündigungen, bevorstehende Ereignisse, Projektaktualisierungen und andere Nachrichten und Informationen enthalten, die für die Mitarbeiter im Unternehmen von Wert sind. Ein externer Newsletter für ein Unternehmen wie eine gemeinnützige Organisation kann Informationen über Freiwilligenangebote, Erfolgsgeschichten, Rekrutierungs- oder Spendenaktionen enthalten.

Schreiben, Editieren und Produzieren

Die Erstellung von Inhalten für einen Newsletter kann von einem Kleinunternehmer, einem internen Marketing- oder Kommunikationsfachmann oder einem externen Schriftsteller durchgeführt werden. Ein wichtiger Entscheidungsträger in der Organisation sollte die Ausrichtung von Inhalten überwachen und Veröffentlichungsrichtlinien entwickeln. Diese geben Fragen zu Inhalten und Terminen vor, die in der Organisation verschiedene Artikel verfassen und Korrekturlesen sowie den Prozess dazu. Verwenden Sie ein einfaches Desktop-Publishing-Programm zum Formatieren Ihres Newsletters sowie eine Digitalkamera- und Clip-Art-Grafik, um Farbe und Dynamik zu erhalten.

Themen und Kategorien

Erstellen Sie einen redaktionellen Kalender mit den Inhalten, die Sie in Ihren Newsletter aufnehmen möchten. Möglicherweise verfügen Sie über regelmäßige Funktionen, z. B. Fragen und Antworten zu Produkten, eine Nachricht des Präsidenten, Rückmeldungen von Kunden, Abteilungsberichte oder einen Ankündigungsabschnitt. Sie können optional Bearbeitungen, Feature-Artikel, Kunden- oder Mitarbeiterprofile, häufig gestellte Fragen oder Tipps zulassen. Reservieren Sie neben regulären Themen auch Platz für Neuigkeiten, Updates oder saisonale Themen, die eine Abdeckung erfordern.

Verteilung

Wie der Newsletter erstellt und verteilt wird, hängt von Ihrem Budget, der Länge und Häufigkeit des Newsletters und davon ab, ob Sie ihn elektronisch übermitteln oder drucken und verteilen möchten. Der Umfang Ihres Produktionsaufwands hängt wahrscheinlich von Ihrem Produktions- und Druckbudget ab, das ebenfalls im Rahmen des Pre-Writing-Prozesses festgelegt werden sollte.