So bereiten Sie ein kleines Kassenbuch vor

Portokasse ist ein System, mit dem kleine Einkäufe wie Parkgebühren finanziert und nachverfolgt werden können, die nicht für Schecks oder Kreditkartenzahlungen geeignet sind. Ein Kassenbuch ist ein mit dem Kassenfonds geführtes Konto, um Beträge zu erfassen, die zu seinem Kontostand hinzugerechnet oder abgezogen werden. Portokasse sollte Teil eines allgemeinen Rechnungswesens sein, in dem dokumentiert wird, wie Ihr Unternehmen die Mittel zwischen verschiedenen Konten transferiert und wie es sein Geld ausgibt.

Informationen zum Kauf

In Ihrem Kassenbuch können Sie relevante Informationen zu Ihren Einkäufen aufzeichnen. Dedizieren Sie ein Feld für Artikelbeschreibungen und geben Sie in dieses Feld so viele Informationen wie erforderlich ein. Wenn Sie beispielsweise im Eck-Baumarkt eine Schraube gekauft haben, können Sie feststellen, ob mit diesem Kauf ein Infrastrukturgerät repariert wurde oder als Teil eines Produkts, das Sie direkt an einen Kunden verkaufen. Geben Sie auch Felder für das Datum und den Betrag des Kaufs an.

Balance-Informationen

Ein Kassenbuch sollte ein klares, einfaches System zur Nachverfolgung des aktuellen Geldbetrags bereitstellen. Fügen Sie Felder für die Berechnung eines laufenden Kontostandes und für die Neuberechnung dieses Kontostands bei jeder Abhebung oder Aufstockung des Fonds ein. Diese Felder sollten einen Rahmen für einfache Gleichungen bereitstellen, mit dem Sie die Einkaufsbeträge vom Kontostand abziehen und die zusätzlichen Geldmengen hinzufügen können, die Sie zur Auffüllung des Fonds vornehmen.

Versöhnung

Die Beträge, die Sie in Ihrem Kassenbuch festhalten, und der Saldo, den Sie bei jedem Hinzufügen oder Entfernen von Guthaben berechnen, sollten mit dem Betrag übereinstimmen, der nach der Transaktion im Feld verbleibt. Ihre Kassenbuchprotokolle sollten ein System enthalten, mit dem überprüft werden kann, ob Geldmittel hinzugefügt und korrekt und ehrlich abgezogen wurden. Planen Sie beispielsweise, das Geld zu zählen und mit den Beträgen in Ihrem Kassenbuch abzugleichen, wenn Sie Bargeld hinzufügen.

Integration

Die Informationen in Ihrem Kassenbuch sind Teil eines umfassenderen Buchhaltungssystems, das die finanziellen Aktivitäten Ihres Unternehmens für Steuerzwecke erläutert und auch Rückmeldungen zu Effizienz und Rentabilität enthält. Integrieren Sie die Informationen in Ihrem Kassenbuch regelmäßig mit den Aufzeichnungen in Ihrem allgemeinen Buchhaltungssystem, indem Sie die Kaufbeträge in den entsprechenden Kategorien auflisten und diese Zahlen verwenden, um Gewinne zu verrechnen. Behalten Sie auch Aufzeichnungen darüber, wie Sie das Geld erhalten haben, das Sie zum Einrichten und Auffüllen Ihres Bargeldbetrags verwendet haben, z. B. das Abheben von Bargeld bei der Bank.