So planen Sie eine Promotion-Veranstaltung

Die Planung einer Promotion-Veranstaltung ähnelt der Planung einer Dinner-Party: Es ist klug zu erwarten, dass die Menschen doppelt so viel essen und trinken, wie Sie denken und das Unerwartete erwarten. Klingt nach Spaß? Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Sie Schritte zur Planung Ihres Ereignisses ergreifen, indem Sie es von Anfang bis Ende vorhersehen, eine Aufgabenliste erstellen und dann vor dem Tag des Ereignisses so viel wie möglich erreichen. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens kann Ihre Werbeveranstaltung zu einer glücklichen Erinnerung werden, die Sie bei der Planung zukünftiger Ereignisse nachahmen können.

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Beginnen Sie mit der Entscheidung, wen Sie zu Ihrer Werbeveranstaltung einladen sollten, da die Anzahl der Teilnehmer die Kosten Ihrer Veranstaltung mehr als jede andere Entscheidung beeinflusst. Nehmen wir an, Sie veranstalten ein offenes Haus, um die Eröffnung eines neuen Gebäudes in Ihrem Büro zu feiern. Das Einladen aktueller und früherer Kunden wäre ebenso angebracht wie das Einladen wichtiger Anbieter und strategischer Partner.

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Planen Sie, bestimmte Einladungen an Mitglieder Ihrer örtlichen Handelskammer oder andere Unternehmensgruppen zu senden, da eine "Pauschal" -Einladung an Hunderte von Mitgliedern ausgegeben wird, die Ihre Veranstaltung mit zu vielen Personen überfordern könnten. Es ist jedoch vernünftig, eine Akzeptanz von 10 bis 20 Prozent zu erwarten. Erwägen Sie RSVPs, damit der Tag der Veranstaltung näher rückt, und Sie können Ihre Pläne genau einstellen, vor allem bei der Bestellung von Speisen und Getränken.

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Erstellen Sie eine Aufgabenliste, während Sie Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende mental planen. Erstellen Sie eine Liste mit den Überschriften: "Status (Datum)" "Person", "Aufgabe muss abgeschlossen werden", "Erforderlicher Kauf", "Name des Lieferanten und Telefonnummer", "Frist", "Anstehende Arbeiten / Hindernisse" und "Zusätzliche Hinweise".

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Füllen Sie Ihre Aufgabenliste aus, während Sie sich Ihre Veranstaltung Schritt für Schritt vorstellen. Beginnen Sie mit der Entscheidung, welche Art von Dekoration Ihrer Meinung nach angemessen ist. Sie möchten vielleicht Streamer und „Welcome“ -Schilder aufhängen und frische Blumen bestellen. Platzieren Sie diese Elemente in Ihrer Aufgabenliste. Für den Moment dienen sie als Wunschliste, da Sie die Kosten sammeln und Ihr Budget für die Veranstaltung überprüfen.

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Durchsuchen Sie die Menüs von lokalen Restaurants oder Cateringfirmen, um sich über die Speisenangebote für Ihre Promotionveranstaltung zu entscheiden. Viele Veranstaltungen außerhalb der Geschäftszeiten beinhalten Fingerfood und Vorspeisen statt eines kompletten Abendessens. Sie sollten eine Reihe von Optionen sowie verschiedene Preise anbieten. Bitten Sie um Anleitung, um zu entscheiden, wie viel Essen Sie bestellen müssen. Eine Faustregel besagt jedoch, dass vier Teilnehmer pro Teilnehmer bestellt werden. Platzieren Sie die Essensbestellung auf Ihrer Aufgabenliste.

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Wählen Sie ein Getränkemenü für Ihre Veranstaltung aus und entscheiden Sie beim Abschließen Ihrer Aufgabenliste, wie die Getränke serviert werden. Vielleicht möchten Sie jemanden benennen, der Bier und Wein einschenkt und alkoholfreie Getränke und Wasser in eine nahegelegene Kühlbox legt, damit die Menschen sich selbst helfen können. Vergessen Sie nicht, Eis zu Ihrer Liste der notwendigen Einkäufe hinzuzufügen.

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Stellen Sie eine Ausrüstungsliste für Ihre Veranstaltung zusammen, darunter Stühle, Sitztische, Bistrotische und Tischdecken. Notieren Sie sich in Ihrer Aufgabenliste, um lokale Vermieter zu kontaktieren, um die Preise zu vergleichen.

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Erstellen Sie eine Liste mit zusätzlichen Artikeln, die Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Stellen Sie sich vor, was die Leute von dem Moment an tun, in dem sie durch Ihre Türen gehen, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem sie gehen. Wenn Sie möchten, dass sich Ihre Gäste anmelden und Namensschilder tragen, sollten Sie vor Ihrer Haustür einen Begrüßungstisch einrichten. Vergiss nicht, Vorräte zu bestellen und jemanden zu beauftragen. Wenn Sie planen, einen Gastredner oder einen DJ zu mieten, um Musik zu spielen, entscheiden Sie sich für den besten Standort für die Attraktion und planen Sie die benötigten Vorräte.

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Nehmen Sie Ihre Aufgabenliste und sammeln Sie Preise für jeden erforderlichen Einkauf. Dies ist einer der zeitaufwändigsten Schritte bei der Planung einer Werbeveranstaltung. Nehmen Sie sich also genügend Zeit, um einen Vergleichsshop zu erstellen und die Zahlen zu berechnen. Ein Kostenpotenzial von 20 Prozent für unerwartete Gäste - und unerwartet großer Appetit. Während frische Blumen einem Raum eine angenehme Note verleihen, können Sie diese Ausgaben zugunsten einer ausreichenden Bestellung von Nahrungsmitteln reduzieren - immer eine der Hauptattraktionen einer Veranstaltung.

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Senden Sie Einladungen mindestens vier Wochen vor Ihrer Werbeveranstaltung. Fügen Sie eine RSVP bei, um Ihre Planung zu unterstützen. Seien Sie nicht überrascht, wenn Personen, die eine RSVP erhalten, nicht auf Ihrer Veranstaltung erscheinen, während diejenigen, die keine RSVP durchgeführt haben, möglicherweise auftauchen.

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Machen Sie Werbung für Ihre Veranstaltung, indem Sie Neuigkeiten zu Ihrer Werbeveranstaltung auf Ihrer Unternehmenswebsite veröffentlichen, Flyer in Ihrem Unternehmen aufhängen und Erinnerungs-E-Mails senden. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, die Leute an das Ereignis zu erinnern, wenn sie telefonisch mit ihnen sprechen oder sie persönlich sehen.

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Überprüfen Sie Ihre Aufgabenliste und Ihren Zeitplan wiederholt bis zum Tag der Veranstaltung, und stellen Sie sicher, dass Sie die meisten Aufgaben mindestens einen Tag vorher erledigen. Wenn Sie für die letzte Minute zu viel Zeit lassen, wird Ihr Stress nur noch gesteigert und der Spaß bei der Durchführung Ihrer Werbeveranstaltung verringert.

Tipps

  • Obwohl es klug ist, etwa 20 Prozent mehr Speisen und Getränke zu bestellen, als Sie denken, benötigen Sie. Denken Sie daran, dass viele Einzelhandelsgeschäfte es Ihnen ermöglichen, ungeöffnete Getränke zurückzugeben.
  • Delegieren Sie Aufgaben an vertrauenswürdige Mitarbeiter und treffen Sie sich oft mit ihnen oder sprechen Sie mit ihnen, um sich über die sich ändernden Umstände zu informieren.
  • Machen Sie Fotos von Ihrer Werbeveranstaltung. Möglicherweise möchten Sie sie später auf Ihrer Website oder in zukünftigen Marketingelementen verwenden.