So organisieren Sie Geschäftsdateien mithilfe einer hierarchischen Dateistruktur

Durch die Verwendung einer hierarchischen Dateistruktur zum Organisieren der Geschäftsdateien können Sie ein System erstellen, das leicht zu warten ist und Geschäftsdateien in leicht zugänglichen Bereichen aufbewahrt. Laut „PC Magazine“ organisiert eine hierarchische Dateistruktur die Dateien in einer Struktur von oben nach unten, wobei die oberste Ebene am Desktop des Computers oder am Laufwerk „C“ beginnt. Um das Organisieren von Geschäftsdateien zu vereinfachen, verwenden Sie den Desktop als oberste Ebene der Dateistruktur.

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Öffnen Sie den Dateiordner auf dem Desktop Ihres Computers, der alle Ihre Geschäftsdateien enthält. In der Regel lautet der Name dieses Ordners "Eigene Dateien".

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Identifizieren Sie die verschiedenen Dateitypen, die Sie haben, damit Sie sie in verschiedene Kategorien oder Unterordner unterteilen können. Nach Angaben der Walden University umfassen die gängigen Geschäftskategorien Verkäufer, Kunden, Steuern, Mitarbeiter, Rechnungen, Buchhaltung, Bilder und Lizenzen.

3.

Erstellen Sie für jede identifizierte Kategorie einen virtuellen Ordner. Möglicherweise gibt es eine Option zum Erstellen eines neuen Ordners, auf die Sie auf der Bildschirmseite klicken können. Alternativ müssen Sie möglicherweise auf "Dateien", dann auf "Neu" und anschließend auf "Ordner" klicken. Benennen Sie jeden Ordner nach Kategorie um, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Album klicken, "Umbenennen" auswählen und den gewünschten Namen eingeben Drücken Sie "Enter".

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Verschieben Sie die Dateien Ihres Unternehmens in die neu erstellten Ordner. Klicken Sie auf die Datei, die Sie verschieben möchten, und halten Sie sie gedrückt. Ziehen Sie die Datei bei gedrückter Maustaste in den entsprechenden Ordner. Lassen Sie die Maustaste los. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig verschieben, indem Sie die Taste "Strg" auf Ihrer Tastatur gedrückt halten, während Sie die Dateien auswählen, die Sie verschieben möchten.

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Erstellen Sie Unterordner in einem der neuen Ordner. Öffnen Sie einen der neuen Ordner, die Sie erstellt haben, und identifizieren Sie verschiedene Kategorien. Sie können die Kategorien beispielsweise nach Datum, Ereignis, Produkt oder alphabetischer Reihenfolge weiter anordnen.

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Verschieben Sie die Dateien in jedem Unterordner in einen der neuen internen Unterordner, die Sie erstellt haben.

7.

Erstellen Sie weitere Unterordner und verschieben Sie die Dateien, bis Sie das Gefühl haben, ein logisches und organisiertes Dateisystem zu haben.

Spitze

  • Wenn Sie keinen zentralen Speicherort oder Dateiordner für die Dateien haben, müssen Sie die Dateien an einen Speicherort verschieben, indem Sie sie verschieben oder kopieren und in einen einzigen Ordner einfügen.