So vernetzen Sie QuickBooks Pro

Wenn mehrere Personen Zugriff auf QuickBooks benötigen, geben Sie die QuickBooks-Datenbank in Ihrem Netzwerk frei. Kopieren Sie die Datenbank in einen freigegebenen Ordner, und beschränken Sie den Ordnerzugriff auf Benutzer, die QuickBooks ausführen dürfen. Erwerben Sie für jeden Benutzer eine neue QuickBooks-Lizenz und installieren Sie QuickBooks auf dem Computer des Benutzers. Wenn ein Computer nur zum Speichern der Datenbank verwendet wird, ist keine QuickBooks-Lizenz erforderlich.

Freigabe einrichten

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Starten Sie Windows Explorer und navigieren Sie zu einem freigegebenen Laufwerk im Netzwerk, um die QuickBooks-Datenbank zu speichern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Explorer-Fenster und wählen Sie "Neu" und "Ordner". Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, beispielsweise "QuickBooksData".

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Suchen Sie den aktuellen Ordner, in dem sich die QuickBooks-Datenbank befindet. Doppelklicken Sie, um den Ordner zu öffnen, drücken Sie "Strg-A", um alle Dateien auszuwählen, und "Strg-C", um die Dateien zu kopieren. Klicken Sie in den Ordner, den Sie im Netzwerk erstellt haben, und drücken Sie "Strg-V", um die Dateien in den neuen Ordner einzufügen.

3.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neuen Ordner und wählen Sie "Eigenschaften". Klicken Sie auf die Registerkarte "Freigabe" und dann auf die Schaltfläche "Erweiterte Freigabe". Klicken Sie auf das Kästchen "Diesen Ordner freigeben" und geben Sie einen Namen für den freigegebenen Ordner ein.

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Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berechtigungen". Klicken Sie auf "Hinzufügen ...", wählen Sie einen Benutzer aus, der Zugriff auf QuickBooks benötigt, und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie in der Spalte "Zulassen" auf das Feld "Vollzugriff". OK klicken." Legen Sie die Berechtigungsstufe des Benutzers auf "Vollzugriff" fest. Wiederholen Sie diesen Schritt, um alle Benutzer hinzuzufügen, die Zugriff auf QuickBooks benötigen.

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Gewähren Sie Zugriff auf das QuickBooks-Systembenutzerkonto QBDataServiceXX. Um das richtige "XX" zu ermitteln, subtrahieren Sie 2000 vom Jahr Ihrer QuickBooks-Edition und fügen Sie 10 hinzu. Wenn Sie beispielsweise QuickBooks 2013 verwenden, subtrahieren Sie 2000, um 13 zu erhalten, und 10, um 23 zu erhalten. Erteilen Sie "Vollzugriff" an den QuickBooks-Benutzer mit dem Namen QBDataService23.

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Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen abzuschließen. Passen Sie gegebenenfalls die maximale Anzahl gleichzeitiger Benutzer an und klicken Sie auf "OK" und dann auf "Schließen".

7.

Klicken Sie auf den Computer oder auf Arbeitsplatz, um es zu markieren. Klicken Sie oben im Bildschirm auf "Netzlaufwerk zuordnen". Wählen Sie den Laufwerksbuchstaben aus, auf den Sie Ihre QuickBooks-Datenbank verweisen möchten, z. B. "Q". Klicken Sie auf "Durchsuchen ...", navigieren Sie zum freigegebenen QuickBooks-Ordner und klicken Sie auf "OK". Klicken Sie auf "Fertig stellen", um das Laufwerk zuzuordnen.

Zugriff auf QuickBooks

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Starten Sie QuickBooks. Klicken Sie auf "Datei" und "Öffnen", um die Unternehmensdatei von ihrem neuen freigegebenen Speicherort aus zu öffnen. Geben Sie den zugeordneten Laufwerksbuchstaben gefolgt von einem Doppelpunkt und einem umgekehrten Schrägstrich ein, um den Speicherort anzugeben, beispielsweise "Q: \".

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Klicken Sie auf "Datei", "Dienstprogramme" und wählen Sie die Menüoption "Start Hosting Multi-User Access", wenn diese als Auswahl angezeigt wird. Wählen Sie nichts aus, wenn "Multi-User-Zugriff anhalten" als Auswahl angezeigt wird.

3.

Klicken Sie im Menü auf "Unternehmen" und wählen Sie "Benutzer einrichten ...". Fügen Sie einen Benutzer hinzu und erteilen Sie den QuickBooks-Modulen Berechtigungen, wenn Benutzer noch keine QuickBooks-Konten besitzen. Klicken Sie auf "Datei" und "Umschalten in den Mehrbenutzermodus", damit andere Benutzer auf QuickBooks zugreifen können.

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Kaufen Sie eine Lizenz für jeden Computer, der für den Zugriff auf die QuickBooks-Datenbank verwendet wird. Installieren Sie eine lizenzierte Version von QuickBooks auf dem Computer, und überprüfen Sie, ob ein Benutzer QuickBooks ausführen und die Unternehmensdatenbank öffnen kann.