So erreichen Sie eine besetzte Faxleitung

Faxgeräte stellen ein bequemes Mittel dar, um Informationen auszutauschen, die schneller eintreffen müssen, als dies bei normaler Post möglich ist. Wenn das Gerät, mit dem Sie Kontakt aufnehmen möchten, lange Zeit beschäftigt ist, kann die Frustration, wenn Sie Ihre Faxaufgabe zu einem zufriedenstellenden Ergebnis erledigen, die produktive Arbeitszeit andauern. Um Ihr Dokument an den Empfänger weiterzuleiten, verwenden Sie einen strukturierten Ansatz für die Fehlerbehebung bei Ihrer geplanten Verbindung.

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Erlauben Sie Ihrem Faxgerät, die besetzte Nummer erneut zu wählen. Faxgeräte führen Anrufe automatisch erneut durch, wenn der Empfänger nicht antwortet. Die Anzahl der Wiederholungen Ihres Geräts kann einstellbar sein. Überprüfen Sie daher die Einstellungen Ihres Benutzerhandbuchs.

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Rufen Sie die Sprachleitung eines Kunden oder Anbieters an, an dessen direkte Faxnummer Sie senden. Erkundigen Sie sich, wenn sie erwartet, dass ihre Faxleitung frei ist, damit Sie Ihre Anrufzeit festlegen können. Wenn die Leitung nicht rechtzeitig gelöscht wird, suchen Sie nach einer anderen Faxnummer, die Sie zum Senden des Materials verwenden können, entweder an einen Mitarbeiter Ihres Kontakts oder an eine allgemeine Faxleitung.

3.

Fragen Sie Ihren Empfänger, ob Sie das Dokument als PDF-Anhang an eine E-Mail-Nachricht senden können. Wenn Ihre Übertragung aus einer Datei besteht, die von Ihrem Computer stammt, können Sie sie im Acrobat-Format brennen und per E-Mail versenden.

4

Verwenden Sie die programmierte Übertragungsfunktion Ihres Faxgeräts, um das Fax nach Stunden zu senden, wenn eine außerordentlich besetzte Leitung endgültig gelöscht wird. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Empfänger, ob das Material am nächsten Tag für Ihre Aufmerksamkeit ungestört bleibt.

Tipps

  • Einige Faxgeräte speichern ausgehende Dokumente im Speicher, wenn die Zielrufnummer nicht erreicht wird. Überprüfen Sie in Ihrem Fax-Benutzerhandbuch, ob Ihr Gerät diese Funktion bietet.
  • Wenden Sie sich an einen Ansprechpartner bei der Firma, an die Sie eine Faxnachricht senden, um sicherzustellen, dass auf dem Zielgerät kein Papier, Tinte oder Toner aufgebraucht ist. Einige Faxe antworten nicht, wenn ihre Vorräte ausgehen und der Speicher für eingehende Faxe voll ist.
  • Wenn Ihr Empfänger bereit ist, das Faxgerät an seiner Seite zu beheben, bleiben Sie in Verbindung mit ihr, während Sie versuchen, Ihre Übertragung zu senden. Sie können Zeit und Frustration sparen, indem Sie überprüfen, was gerade passiert.

Warnung

  • Wenn Ihre Faxübertragung aus vertraulichen, proprietären oder persönlich identifizierbaren Informationen besteht, vergewissern Sie sich, dass eine alternative Faxnummer den richtigen Empfänger erreicht, ohne sich um die Sicherheit des betreffenden Dokuments zu kümmern.