Wie man eine kleine Bargeldabstimmung durchführt

Obwohl die meisten Geschäftskosten durch Scheck oder Banküberweisung über das normale Buchhaltungssystem des Unternehmens bezahlt werden, werden Nebenkosten und Posten, wie etwa geringe Vorschüsse an Mitarbeiter, normalerweise als geringfügiges (aus dem französischen "petit" oder "small") Bargeld behandelt. Eine Person sollte die Gesamtverantwortung für das Portokasse-System tragen und sollte den Mitarbeitern nur Bargeld zur Verfügung stellen, wenn sie entweder mit einem unterzeichneten IOU oder einem genehmigten Beleg für Ausgaben versehen sind. Die häufigste Methode zum Abgleichen von Bargeld ist das häufigste Bargeldsystem, bei dem das Bargeld immer auf einen festen Betrag aufgefüllt wird.

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Überprüfen Sie das Eröffnungs-Barguthaben, indem Sie die vorherige Kassenabgleichung überprüfen oder den Gesamtbetrag der seit der letzten Abstimmung geschriebenen Bar-Schecks zusammenfassen. In diesem Beispiel wurde ein Scheck über 100 US-Dollar für Bargeld ausgegeben, und es war kein Bargeldbestand vorhanden.

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Listen Sie den Gesamtbetrag der Kasseneinnahmen und IOUs in der Kassenschlossbox auf. Zum Beispiel gibt es Spesenbelege in Höhe von insgesamt 35 USD und eine IOU für die Vorauszahlung von Reisekosten in Höhe von 16 USD in der Box. Die Summe der ausbezahlten Beträge beträgt daher (35 $ + 16 $) oder 51 $.

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Ziehen Sie die Summe der Ausgaben und IOUs vom Eröffnungssaldo oder von der Gesamtsumme der an die Box ausgegebenen Barmittel ab, um die verfügbaren Barmittel zu bestimmen. In unserem Beispiel bedeutet ein ausgegebenes Geld in Höhe von 100 US-Dollar minus 51 US-Dollar-Auszahlungen, dass ein Kontostand von 49 US-Dollar verbleiben sollte.

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Zählen Sie das verbleibende Bargeld in der Kassenschlossbox und vergleichen Sie es mit dem im vorherigen Schritt berechneten Bargeldbestand. Untersuchen Sie jeden Unterschied. Wenn beispielsweise das Bargeld weniger als 49 US-Dollar beträgt, wurde möglicherweise keine Quittung oder IOU geliefert, der Kassierer hat möglicherweise einen falschen Betrag ausgegeben oder es wurde Bargeld aus der Box gestohlen. Wenn die Schließbox mehr als 49 US-Dollar enthält, kann es sein, dass ein Mitarbeiter eine IOU zurückgezahlt hat, ohne dass der ursprüngliche Beleg storniert wurde. Der Kassierer hat möglicherweise einen Fehler gemacht oder ein Mitarbeiter hat eine Quittung vorgelegt, das Geld jedoch noch nicht eingezogen.

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Notieren Sie die Abstimmung. Verwenden Sie die Abbildungen aus diesem Beispiel:

Eröffnungsbilanz: 100, 00 $ Abzüglich der erhaltenen Ausgaben: 35, 00 $. Weniger IOUs: 16, 00 $. Schlussbilanz berechnet: 49, 00 $. Bargeld gezählt. 49, 00 $ Differenz: 0, 00 $

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Fordern Sie eine kleine Baraufladung von 51 USD an, um das ausgegebene Bargeld zu ersetzen.