Die besten Office-Organisationssysteme

Die besten Organisationssysteme für ein Unternehmen hängen vom Produktbestand, der Größe der Arbeitskräfte und dem Bedarf an Informationsmanagement ab. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens müssen Sie zunächst Ihre Anforderungen bewerten, um die effektivsten Organisationsstrategien zu implementieren, die die Produktivität verbessern und den Zeitverlust durch Desorganisation reduzieren.

Papierlose Organisation

Durch die Erstellung von mehr Memos, Handbüchern und Dateien werden mehr Möglichkeiten geschaffen, um Informationen in einen Stapel auf dem Schreibtisch einer anderen Person zu legen, bis eine Aktion ansteht. Weitere Büros bewegen sich in Richtung eines papierlosen Systems. Dazu gehören das Bezahlen von Rechnungen und die Lohnbuchhaltung über Onlinedienste, das elektronische Speichern von Dateien und die Verbreitung von Informationen über E-Mail oder andere Online-Server. Obwohl in den meisten Büroumgebungen immer ein Bedarf an Papier besteht, kann die Herangehensweise an die Selbstdisziplin darüber, ob wirklich etwas gedruckt werden muss oder nicht, die Reduzierung des Papieraufwands erheblich erleichtern. Sichern Sie die Server Ihres Unternehmens regelmäßig, um sicherzustellen, dass bei einem Virus oder Absturz keine Informationen verloren gehen.

Arbeitszentren einrichten

Die Einrichtung von Arbeitsplätzen ist ein Organisationskonzept, das für jedes Unternehmen geeignet ist, unabhängig davon, ob Sie Ihr Wohnzimmer als Firmenzentrale bezeichnen oder eine große Fabrik betreiben. Richten Sie Ihr Work Center ein, an dem Sie tatsächlich die erforderliche Arbeit erledigen. Richten Sie anschließend ein leicht zugängliches Referenzcenter ein, in dem regelmäßig benötigte Handbücher, Referenzen und Dateien verwaltet werden. Ein Versorgungszentrum rundet eine Büroumgebung ab, in der Papier, Stifte und anderes Büromaterial zur Verfügung stehen. Dieses Konzept funktioniert auch auf Mikro- und Makroebene in Ihrem Unternehmen. Jeder Arbeitsplatz oder Arbeitsplatz kann denselben Grundsätzen folgen, Sie können jedoch Unternehmensarbeitsplätze einrichten, z. B. einen gemeinsamen Kopierraum und einen Vorratsschrank in der Nähe von Mitarbeiter-Desks.

Hardware-Standort

Obwohl Mitarbeiter auf ihre Computerterminals zugreifen müssen, um ihre Arbeit zu erledigen, kann die Organisation Ihrer Computerhardware und des Zubehörs für Peripheriegeräte einen großen Einfluss auf die Büroorganisation haben. Halten Sie Monitore, Tastaturen und Mäuse leicht zugänglich und ständig verfügbar. Platzieren Sie CPU-Türme unter dem Schreibtisch, wo sie für die Fehlerbehebung zugänglich sind, jedoch nicht für alltägliche Aufgaben. Ein kabelloser Drucker oder Scanner kann auf einem entfernten Schreibtisch oder sogar in einem Schrank untergebracht werden, wo Sie nur bei Bedarf darauf zugreifen können. Es ist nicht notwendig, alle Computerkomponenten immer griffbereit zu haben, sondern nur diejenigen, die für den ganzen Tag erledigt werden müssen.