Betriebsprüfung der Wirksamkeit von Operationen

Manager überprüfen und berichten häufig über die Wirksamkeit verschiedener Prozesse und Verfahren in den von ihnen geführten Unternehmen. Finanzprüfungen überprüfen die Richtigkeit der Finanzunterlagen, Prozesse und Verfahren, während eine Verwaltungsprüfung die Effizienz von Unterstützungsfunktionen wie Gehaltsabrechnungen und Personalressourcen prüfen kann. Diese Aktivitäten tragen indirekt zum Funktionieren des Geschäfts bei. Der Betrieb umfasst die Arbeitsprozesse, die direkt die Produkte oder Dienstleistungen erstellen, die das Hauptgeschäft des Unternehmens darstellen. In einem Trockenreinigungsbetrieb würden zum Beispiel alle Arbeiten einbezogen, die direkt zur Reinigung der Kleidung der Kunden beitragen. Ein Betriebsaudit würde in diesem Fall aus einer Prüfung der Verfahren bestehen, die zum Abschluss des Trockenreinigungsprozesses verwendet werden.

Bedeutung

Zweck eines Betriebsaudits ist die Verbesserung der Effizienz des täglichen Betriebs. Mit anderen Worten, die Manager überprüfen die Routineprozesse und -abläufe dieser Mitarbeiter, beispielsweise Produktionsmitarbeiter, die die Hauptarbeit des Unternehmens verrichten. Manager nutzen die Betriebsprüfung, um die derzeitige Effektivität der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens zu bewerten und zu analysieren, während Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Die Ermittlung von verbesserungsbedürftigen Bereichen ist ein Schlüsselaspekt, da der Hauptzweck der Betriebsprüfung die Verbesserung der Wirksamkeit ist.

Typen

Während einer Betriebsprüfung analysieren Manager normalerweise alle Faktoren, die bei der Umwandlung der Unternehmensressourcen in Produkte und Dienstleistungen, die für die Kunden des Unternehmens von Wert sind, beteiligt sind. Dies umfasst die routinemäßige Verarbeitung, Produktion, Inspektion, Lagerung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen. Ein Betriebsaudit sollte eine Vielzahl von Aspekten des Betriebs untersuchen, von Produktions- und Lagereinrichtungen bis hin zu Arbeitszeitplänen und Leistungsmanagement. Manager, Vorgesetzte und andere an der Prüfung beteiligte Personen sollten jeden Prozess untersuchen, um Ineffizienzen zu ermitteln, die zur Beseitigung der Effektivität der Vorgänge möglicherweise beseitigt werden können.

Phasen

Die Website der McGill University Internal Audit empfiehlt die Implementierung von sechs Phasen im Betriebsprüfungsprozess, um maximale Effizienz zu erreichen. Phase 1 beinhaltet den Vorprüfungsprozess, in dem die Manager über die Durchführung einer Prüfung informiert werden. Während dieser Phase sammeln die Prüfer die Informationen, die erforderlich sind, um die Tiefe und Breite der Prüfung zu bestimmen. Die Prüfer bestätigen diese Informationen während der Risikobewertungsphase mit den Bereichsleitern, um den Prüfungsfokus einzugrenzen. Phase 3 besteht aus der Entwicklung einer Kontrollmatrix, mit der die operative Wirksamkeit in Phase 4 getestet wird. In der Testphase prüft der Auditor die Dokumentation und befragt die Mitarbeiter, um die Wirksamkeit wichtiger Arbeitsprozesse zu testen.

Operativer Auditbericht

Die abschließenden Phasen des Betriebsüberprüfungsprozesses der McGill University Internal Audit-Website umfassen die Erstellung und Verteilung eines Betriebsüberprüfungsberichts an die Bereichsleiter und die Verantwortlichen des Unternehmens. In dem abschließenden Prüfbericht sollten Umfang und Zweck der Prüfung sowie etwaige Hintergrundinformationen dargelegt werden, die zur Unterstützung der Meinungen und Empfehlungen erforderlich sind. Der Prüfer umreißt auch die empfohlenen Änderungen, um die operative Wirksamkeit des Berichts zu verbessern. Der Abschlussprüfbericht wird an die Verantwortlichen und Vorgesetzten verteilt, die für die Umsetzung der Änderungen verantwortlich sind.